Руководства, Инструкции, Бланки

должностная инструкция по делопроизводству в организации

Категория: Инструкции

Описание

Современное делопроизводство - Кирсанова М

/ Современное делопроизводство - Кирсанова М.В

6.Составление номенклатуры дел

6.1. Каждый отдел, структурное подразделение организации на каждый год составляют свою номенклатуру дел. Служба ДОУ присваивает структурному подразделению индекс, например: приемная руководителя – 02.

Номенклатура дел организации составляется по форме, определенной Государственной архивной службой РФ, на основе номенклатур дел структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

6.2. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документа. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употреблять неконкретные формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.д.

Заголовок дела состоит из следующих элементов: названия вида дела (переписка, протоколы, приказы и т.д.), названия структурного подразделения и краткого содержания документов дела.

6.3. Формирование дел

Дела формируются в организации децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. За формирование дел отвечают руководители структурных подразделений. Контроль за правильностью формирования дел осуществляет служба ДОУ. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

• помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовком дела по номенклатуре дел;

• помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

• группировать в деле документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

• группировать отдельно документы постоянного хранения и временных сроков хранения.

В дело должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Обращения граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению формируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ нумеруется следом за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.4. Экспертиза ценности документа, оформление дел, составление описей дел, оперативное хранение документов и дел, передача дел на архивное хранение осуществляются согласно правилам, утвержденным Государственной архивной службой РФ.

Примечание. Примерная инструкция по делопроизводству дана без учета особенностей конкретной организации. Но при составлении конкретной инструкции Примерная инструкция должна служить основой, так как она составлена с учетом Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ и ГОСТ Р 6.30-97.

К конкретной инструкции необходимо приложить образцы регистрационных карточек входящей и отправляемой корреспонденции, внутренних документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и т.д.), обращений граждан, образцы справок о состоянии работы с документами, форм номенклатуры дел, актов об уничтожении документов, а также перечень документов, на которых ставится печать. Для подготовки этих приложений можно использовать образцы, которые приведены в данном пособии.

Инструкция утверждается постановлением главы администрации, приказом руководителя организации и под роспись дается каждому работнику для соблюдения им правил работы с документами.

Примерная должностная инструкция руководителя канцелярии, общего отдела, секретариата

______________________________ ______________В.И. Петров

Наименование организации Подпись

руководителя канцелярии (общего отдела, секретариата)

1. Общие положения

Документационное обеспечение несекретного делопроизводства в организации.

Подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

Руководит работой сотрудников канцелярии: ведущего специалиста, инспектора и четырех делопроизводителей.

Взаимодействует с заместителями руководителя, помощниками, начальниками отделов, секретарями-референтами по вопросам организации делопроизводства, работы информационной техники, материального обеспечения канцелярии, приемных руководителя и его заместителей.

В своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, законами Российской Федерации, нормативными и распорядительными актами Президента РФ, Федерального Собрания, Правительства РФ, законами и иными нормативными и правовыми актами области, Инструкцией по делопроизводству, Положением о канцелярии.

Назначение и освобождение

Назначается и освобождается от должности в порядке, установленном в организации в соответствии с действующим законодательством, регулирующим трудовые отношения.

2.1. Обеспечивает организацию и координирует работу сотрудников канцелярии, разрабатывает их должностные обязанности, определяет степень ответственности.

2.2. Участвует в разработке проектов нормативных актов, выработке порядка работы с документами, вносит предложения по его совершенствованию в организации.

2.3. Участвует в формировании задач, подготовке и освоении программ, обеспечивающих использование современных технологических средств обработки и накопления информации.

2.4. Взаимодействует по направлениям своей работы со специалистами структурных подразделений организации.

2.5 Оказывает методическую помощь и организует обучение секретарей-референтов по ведению делопроизводства с несекретными документами.

2.6. Обеспечивает своевременную регистрацию внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции, ее переадресовку и отправку.

2.7. Осуществляет контроль за своевременным информированием руководителей о сроках исполнения документов.

2.8. Проводит анализ документооборота и состояния исполнительской дисциплины.

2.9 Организует подписку на периодические издания в организации и получение их руководителями организации. 2.10. Организует архивную работу в организации:

• координирует работу по составлению сводной номенклатуры дел;

• ведет архивное дело по документам руководителя;

• координирует работу по подготовке и сдаче документов организации на постоянное хранение в государственный архив.

2.11. Повышает свой профессиональный уровень с отрывом (или без отрыва) от основной работы.

2.12. Соблюдает установленные в организации правила внутреннего трудового распорядка, обеспечивает сохранение информации, поступившей в канцелярию.

3.1. Обращаться к руководителю, его заместителям, начальникам отделов по вопросам организации делопроизводства, исполнительской дисциплины, работы оргтехники.

3.2. Представлять канцелярию в структурных подразделениях организации по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии.

3.3. Получать от руководителя, его заместителей информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей и разовых заданий.

3.4. Вносить предложения по совершенствованию методов работы канцелярии.

3.5. Вносить предложения по вопросам:

• изменения штатного расписания канцелярии;

• поощрения сотрудников канцелярии;

• подбора и расстановки кадров в канцелярии, повышения их квалификации.

3.6. Запрашивать информацию от структурных подразделений организации, относящуюся к сфере деятельности.

3.7. Проходить подготовку и повышение квалификации за счет средств организации.

3.8. Знакомиться с материалами своего личного дела и отзывами о своей работе.

За неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, разглашение сведений, известных в связи с исполнением служебных обязанностей, несет ответственность согласно КЗоТ РФ.

5. Профессиональные качества и знания

1. Основные положения Конституции РФ.

2. Кодекс Законов о труде РФ.

3. Устав области.

4. Закон области «О государственной службе области».

5. ЕГСДОУ, ГОСТ Р 6.30-97, требования к оформлению организационно-распорядительных документов.

6. Инструкции по работе с документами в организации.

7. Положение, устав организации.

8. Правила внутреннего распорядка.

9. Правила эксплуатации оргтехники.

Умение и качества

1. Представительские качества.

5. Умение оперативно принимать решения.

6. Наличие опыта руководящей работы.

7. Организаторские способности

8. Умение создавать конструктивную рабочую обстановку в коллективе.

9. Эмоциональная устойчивость.

6. Квалификационные требования

Образование – высшее, желательно – высшее управленческое. Кроме того, повышение квалификации не менее одного раза в пять лет по специальности «Делопроизводство» (не менее 72 ч) или переподготовка по специальности «Государственное и муниципальное управление» (500 ч).

Зам. руководителя Подпись И.И. Петров

Примерная должностная инструкция

Подпись И.И. Петров

1.Общие положения

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

законодательными актами РФ;

Положением о функциональных службах предприятия; приказами (указаниями) руководства предприятия; нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами: перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

организации работы с документами, составления документации;

организации управленческого труда;

применения средств вычислительной и организационной техники;

перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;

культуры труда и служебной этики;

охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

3. Должностные обязанности

3.1. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

3.2. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

3.3. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

3.4. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

3.5. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.).

3.6. Вести прием посетителей.

3.7. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

оформление приказов по личному составу;

оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

оформление трудовых книжек;

оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

оформление командировочных документов;

оформление листов нетрудоспособности;

ведение табеля учета рабочего времени;

выдача справок о трудовом стаже и заработной плате.

3.8. Обеспечивать выполнение машинописных и копировальных

3.9. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.

3.10. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.

3.11. Выполнять отдельные поручения руководства, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготавливаемых с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ Р 6.30-97), международных правил оформления документов (ISO).

4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в процессе деятельности предприятия.

4.7. Работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования».

4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.

5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Для служебного пользования».

5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Зам. Руководителя Подпись А.П. Сидоров

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ

Основные положения по документированию управленческой деятельности

Унификация и стандартизация управленческих документов

Виды документов и их классификация

Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов

1. Основные положения по документированию

управленческой деятельности 1

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.).

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации – это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

Решения, постановления иприказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации.Распоряжения иуказания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов; выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, печатается, заверяется и хранится вместе с протоколом.

В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляютсятелеграммы ителефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.

Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.

Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности:

• с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями;

• с работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.);

• с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером);

• с юридической службой;

• со службой документационного обеспечения;

• с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляют в следующей очередности:

• с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;

• с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

• с общественными организациями – при необходимости или в случаях, предусмотренных документами этих органов;

• с органами, осуществляющими государственный надведомтвенный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.);

• с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции в случае, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и т.п. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают

руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер). Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций.

Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.

Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений.

Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.

Существуют также документы-приложения. Они могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение); поясняющие или дополняющие содержание другого документа; направляемые с письмом в другие организации.

На приложениях к распорядительным документам и приложениях, дополняющих или поясняющих содержание другого документа, в правом верхнем углу печатают:

Если приложений несколько, они нумеруются.

При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера. Состав реквизитов и порядок оформления документов-приложений должны соответствовать требованиям унифицированной системы документации, к которой относится документ-приложение.

должностная инструкция по делопроизводству в организации:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Локальное регулирование делопроизводства

    Локальное регулирование делопроизводства

    Основным локальным нормативным актом в сфере работы с документами традиционно является инструкция по делопроизводству, в которой закрепляются принципиальные положения, связанные с подготовкой, обработкой, хранением и поиском документов организации.

    Как правило, в инструкциях по делопроизводству описывается только порядок обработки организационно-распорядительной документации, несмотря на то, что существенные особенности можно выделить при работе, например, с кадровыми, конфиденциальными и некоторыми другими документами. Кроме того, отметим, что в нашем журнале уже затрагивался вопрос о целесообразности разработки нескольких инструкций по делопроизводству с различными подходами к данной проблеме.

    Можно по-разному отвечать на вопрос о количестве и содержании инструкций по делопроизводству в организации, все ранее высказанные мнения специалистов, безусловно, заслуживают интерес и являются основанием для продолжения начатой дискуссии. Но сейчас хотелось бы подчеркнуть, что на практике далеко не во всех современных организациях, особенно относящихся к среднему и малому бизнесу, есть названный локальный нормативный акт по делопроизводству.

    Инструкция по делопроизводству не только не утрачивает своего значения в условиях внедрения электронного документооборота, а напротив, способствует его успешному функционированию. Поэтому считаем целесообразным рассмотреть основные требования к его содержанию и оформлению.

    Содержание инструкции по делопроизводству: основные разделы

    Текст инструкции по делопроизводству может включать различные разделы, названия и состав которых определяются самой организацией. Охарактеризуем наиболее важные из них.

    Общие положения. Это обязательная вводная часть инструкции, где, прежде всего, определяется назначение данного документа, цель и задачи его разработки. В разделе должно быть указано, в соответствии с какими нормативными правовыми актами и методическими документами в области делопроизводства разработана инструкция и на какие системы документации она распространяется.

    Следует отметить, что вопросы нормативно-правового обеспечения организации и ведения делопроизводства остаются одними из наиболее актуальных в настоящее время.

    Федеральные органы исполнительной власти разрабатывают инструкции по делопроизводству на основе Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477. При этом в инструкциях по делопроизводству должны учитываться условия и специфика деятельности федерального органа исполнительной власти. Другие организации при разработке инструкций по делопроизводству могут руководствоваться (в связи с отсутствием иного) рекомендациями Государственной системы документационного обеспечения управления (М. Главархив СССР, 1991).

    В данном разделе также устанавливается, кто отвечает за состояние делопроизводства в организации, осуществляет организационно-методическое руководство в области документирования управленческой деятельности и контролирует работу с документами. Здесь же целесообразно показать, как осуществляется прием-передача дел при смене специалистов, работающих с документами, а также при их замене в период отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т.п.), какие действия следует предпринимать в случае утраты или порчи документов.

    Состав документов организации. В разделе определяются виды документов, используемых для документирования функций управления, сферы их применения, места создания и использования. Материалы этого раздела являются основой для разработки табеля и альбома форм документов организации.

    Подготовка документов. Здесь рассматриваются требования к составлению и оформлению служебных документов:

    состав реквизитов и правила их написания, виды бланков документов, порядок придания документам юридической силы, особенности подготовки отдельных групп документов (организационных, распорядительных, информационно-справочных и др.).

    В данном разделе следует определить полномочия работников организации по согласованию, подписанию и утверждению документов, а также необходимость и формы участия в подготовке документов специалистов других организаций.

    В самостоятельный подраздел рекомендуется выделить требования к языку и стилю служебных документов.

    С учетом материалов данного раздела разрабатываются альбом форм документов и сборник типовых и трафаретных текстов документов.

    Организация документооборота. В этой части инструкции характеризуются все процедуры, связанные с обработкой документов в процессе их движения, отдельно для потоков документов: поступающих из других организаций (входящих), отправляемых в другие организации (исходящих), создаваемых и используемых в организации (внутренних).

    Для входящих документов важно показать, по каким критериям в ходе предварительного рассмотрения документов они подразделяются на:

    • регистрируемые в службе делопроизводства или регистрируемые в структурных подразделениях в зависимости от того, какая система регистрации (централизованная или децентрализованная) принята в организации;
    • передаваемые на рассмотрение руководителю организации или направляемые непосредственно в структурные подразделения;
    • контролируемые в ходе их исполнения или неподлежащие контролю.

    Для исходящих и внутренних документов устанавливаются основные этапы движения проектов документов, способы тиражирования документов, порядок доведения документов до исполнителей, правила отправки документов в зависимости от способа передачи по каналам связи: почта, факс, телеграф, электронная почта и др.

    В этом же разделе должно быть определено, кто и как ведет учет объема документооборота в организации, как используются получаемые данные для совершенствования работы с документами и определения оптимальной штатной численности работников делопроизводственной службы.

    Материалы данного раздела инструкции являются основой для разработки графика документооборота организации.

    Вопросы ведения электронного документооборота и работы с электронными документами могут быть выделены в самостоятельный раздел инструкции или, при необходимости, в отдельную инструкцию по СЭД.

    Информационно-поисковая система по документам организации. В инструкции по делопроизводству должны быть показаны:

    регистрационно-учетные формы, используемые в организации: традиционные (книги, журналы, карточки) и электронные; принятая система индексации документов; порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов; используемые в организации системы поиска документов (по видам документов, по вопросам деятельности организации, ретроспективный поиск и т.п.).

    Контроль исполнения документов. В данном разделе описывается система постановки документов на контроль и ведения контроля, указывается порядок снятия документов с контроля, определяются показатели, характеризующие состояние исполнительской дисциплины, а также меры воздействия на исполнителей, нарушающих сроки исполнения документов.

    Особое внимание в инструкции должно быть уделено предупредительному контролю, направленному на исключение ситуаций, приводящих к срыву исполнения документов.

    Организация документов в делопроизводстве. В разделе раскрываются вопросы систематизации документов в соответствии с разработанной в организации номенклатурой дел, описывается порядок формирования документов в дела, перечисляются признаки заведения дел, приводятся правила формулирования заголовков дел и их индексации.

    Здесь же должен быть показан порядок оперативного хранения документов: оформление обложек дел, использование дел в справочных целях, условия изъятия из дел отдельных документов и т.п.

    Передача документов на архивное хранение. В инструкцию по делопроизводству обязательно должны быть включены вопросы проведения экспертизы ценности документов, организации деятельности экспертной комиссии и оформления результатов ее работы.

    В разделе следует описать порядок составления описей дел, отбора документов на уничтожение, передачи документов длительного и постоянного сроков хранения в архив организации, отбора и передачи документов в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы на основании соответствующих договоров.

    Названные разделы инструкции по делопроизводству при необходимости могут быть дополнены другими по усмотрению организации, например:

    особенности работы с отдельными видами документов; функциональные обязанности работников организации, занятых подготовкой и обработкой документов; осуществление контроля за состоянием системы делопроизводства; ответственность за нарушение предусмотренных инструкцией требований; направления совершенствования системы делопроизводства и др.

    К инструкции по делопроизводству целесообразно приложить:

    • образцы бланков официальных документов организации;
    • образцы регистрационных форм (с примерами их заполнения);
    • разработанные в организации классификаторы и перечни, например: классификатор структурных подразделений, классификатор исполнителей, перечень причин неисполнения документов и т.д.;
    • формы документов аналитического характера (справка о состоянии исполнительской дисциплины, сведения об объеме документооборота и т.п.);

    формы: номенклатуры дел, внутренней описи документов дела, описей дел (постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу), листа-заверителя дела, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

    Инструкция по конфиденциальному делопроизводству

    Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, лучше изложить в отдельной инструкции, так как знакомиться с ней и работать в соответствии с ее требованиями должны лишь те сотрудники, которые имеют доступ к документам, содержащим коммерческую тайну, в то время как Инструкцией по делопроизводству руководствуются все работники организации, связанные с обработкой документов.

    Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

    В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

    В Инструкции по конфиденциальному делопроизводству должны быть указаны виды информации, составляющей коммерческую тайну; виды и разновидности конфиденциальных документов; правила работы с этими документами; доступ к конфиденциальной информации; режим коммерческой тайны, ее охрана и т. п.

    Утверждение и применение должностной инструкции в организации

    Инструкция по делопроизводству разрабатывается службой делопроизводства с участием представителей всех структурных подразделений организации и согласовывается с заинтересованными должностными лицами (например, с заместителем руководителя организации, отвечающим за ведение делопроизводства, с руководителем юридической службы, с руководителями других структурных подразделений организации).

    Согласованный проект инструкции утверждается приказом руководителя организации, так как введение инструкции в действие требует осуществления ряда организационных мероприятий, которые должны быть доведены до работников распорядительным актом руководителя, например:

    Закрытое акционерное общество «ТЕХНИКА-СЕРВИС»

    Об утверждении Инструкции

    В целях упорядочения работы с управленческой документацией, обеспечения сохранности документов и совершенствования информационно-поисковой системы по документам организации

    1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству и ввести ее в действие с 01.01.2011.

    2. Всем работникам организации руководствоваться правилами работы с документами, содержащимися в Инструкции по делопроизводству. Ответственные – руководители структурных подразделений, срок – постоянно.

    3. Зав.\заведующей?\ канцелярией Ждановой Г.В. провести с 14.12.2010 по 18.12.2010 занятия с руководителями структурных подразделений организации по разъяснению основных положений Инструкции по делопроизводству. График проведения занятий представить на утверждение до 05.12.2010 и довести до сведения руководителей структурных подразделений до 10.12.2010.

    4. Зав. канцелярией Ждановой Г.В. совместно с зав. копировально-множительной службой Богдановой Р.И. обеспечить тиражирование Инструкции и ее передачу в структурные подразделения организации в срок до 11.12.2010.

    5. Начальнику административно-хозяйственного отдела Богданову Д.И. обеспечить канцелярию необходимым комплектом регистрационных книг, учетных карточек и т.п. в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству. Срок – до 25.12.2010.

    6. Контроль исполнения приказа возложить на заместителя директора по организационным вопросам Федорова Д. Т.

    Директор Тихонов Б.А. Тихонов

    Зам. директора Юрисконсульт

    по организационным вопросам Львов Ю.Н. Львов

    С приказом ознакомлены: