Руководства, Инструкции, Бланки

как составить график документооборота в бухгалтерии образец

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Регламент документооборота в бухгалтерии образец - файл добавлен

График документооборота в бухгалтерии образец

На полученныхдокументах проставляется регистрационный штамп, в которомуказывается дата поступления, порядковый входящий номер. При этом график (схему) документооборота целенаправлено выделить в. Встатье мыпривели эталоны, которые посодействуют вам мотивировать служащих соблюдать сроки. График документооборота можно составить для подразделения компании либо для определенной первички.

(порядок внесения конфигураций в регламент). Оптимизация процесса документооборота состоит в том, чтоб сделать четкую отслеживаемую связь меж сотрудниками отделов и служб при следовании каждого документа, и исключить его неправильный путь. Правила составления графика документооборота в.

График документооборота инструмент эффективного

Подскажите, пожалуйста, график документооборота нужен на каждый год. График документооборота является одним из частей системы. N 59 о наставлениях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях. К огорчению, в реальной жизни главный бухгалтер не всегда может его.

В случае если оригинал контракта затребован по распоряжению управляющего общества. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских (налоговых) отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия. Средством увеличения свойства работы службы бухгалтерского учета и. Как организовать документооборот, чтоб избежать вероятных конфликтов и. Как это ни удивительно, но в нашей, довольно суровой организации по-моему вообщем не знакомы ни с какими нормативными документами! советуем подписаться на новостную рассылку журнальчика главбух, чтоб смотреть за всеми переменами в работе бухгалтеров. эталон документа правила организации документооборота. Чтокасается документооборота, лучше создать этот документ так, чтоб каждому исполнителю было ясно, какова его связывающая роль.

Регламент документооборота в бухгалтерии образец

Добавлен: 09 Окт 2016 от: 3kStaz1

как составить график документооборота в бухгалтерии образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    График документооборота в бухгалтерии – инструмент взаимодействия

    График документооборота предприятия


    Ни одно предприятие не будет приносить высокую прибыль, если на нём постоянно происходят различного рода нарушения и задержки. Именно поэтому крайне важно, до начала работы со сторонними людьми, отрегулировать процесс взаимодействия как отдельных сотрудников, так и всех подразделений в целом.

    А помочь в этом сможет только правильно составленный график, в котором будет чётко прописан весь путь движения документа – из отдела до бухгалтерии.

    Структура, основные цели и функции графика документооборота

    В чем же основное предназначение этого документа? В правильности организации работы всего предприятия. Кроме того, график преследует следующие цели:

    1. Дать своевременную информацию о положении дел в любой организации.
    2. Помочь организовать работу всего коллектива.
    3. Иметь возможность отследить все пункты перемещения документа.

    Занимается составлением графика главный бухгалтер. Он же производит и закрытие всех счетов в документе. Эта процедура проводится в конце каждого месяца. Но, в зависимости от масштабов предприятия, он может пользоваться помощью сотрудников.

    График может составляться в одном из трёх видов: схема, таблица либо перечень. Но у всех будет наблюдаться одинаковая структура, состоящая из:

    1. наименования документа;
    2. ответственных за составление и проверку его правильности лиц;
    3. сроки сдачи документа помощнику и бухгалтерии;
    4. список тех реестров, которые должны, также, вносится в график.

    Разновидностей документов на каждом предприятии довольно много. Именно поэтому таблица документооборота разбивается на отдельные инструкции, выдаваемые каждому подразделению. Таким образом, каждый сотрудник получает памятку о своих обязанностях и последствиях при нарушении её пунктов.

    Вот как, примерно, это выглядит.

    Сотрудник, отвечающий за продажи, имеет следующие обязанности:

    1. Находит и налаживает контакты с потенциальными покупателями, поставщиками и партнёрами.
    2. Осуществляет контроль за отгрузку или погрузку товарно-материальных ценностей, а также за своевременным осуществлением оплаты за данную процедуру.
    3. Проводит тщательное исследование положения на мировом рынке и вносит результат в график.
    4. Предоставляет бухгалтерии в течение оговоренного периода времени – от 3 до 5 дней — все счета, а также свой анализ.

    В случае нарушения своих прямых обязанностей, данный сотрудник привлекается к ответственности в соответствии с Законодательством РФ либо Трудовым кодексом.

    Таким образом составляются и другие памятки.

    Виды документооборота

    Выделяют три вида составления документооборота:

    • Типовые. Данный график предоставляется в единый для всех орган управления. Например, в государственных учреждениях все документы передаются бухгалтерии, находящейся в отделе надзора. Там главный бухгалтер производит закрытие в учёте товарно-материальных ценностей и передаёт все директору. График документооборота представляет собой чётко прописанную структуру обязанностей каждого сотрудника, а также весь перечень первичной бухгалтерии.
    1. Приказ о приёме нового сотрудника. Он составляется отделом кадров и, для начала, передаётся помощнику главного бухгалтера. Тот проверяет документ на правильность составления. В случае правильности приказ передаётся вышестоящей бухгалтерии. Все последующие документы, входящие в график, проходят ту же процедуру.
    2. Личные дела каждого работника. Их составление проводится, также отделом кадров. Кроме этих документов, данное подразделение занимается и другими видами работ:
    3. Режим работы каждого отдела.
    4. Перевод сотрудника на другое место службы либо отдел.
    5. Предоставление трудового отпуска.
    6. Расторжение договора.
    7. Табель заработной платы и книга кассира.

    Кроме первичной бухгалтерии, в график входят и другие виды операций. Их количество и наименование зависит от разновидности предприятия. Например, для кафе в этот документ вносятся:

    1. меню;
    2. акты о приемке продуктов;
    3. затраты продукции;
    4. остатки на складе.

    Последних два пункта составляются на конец месяца. Кроме того, все эти наименования подбиваются на закрытие счетов и операций.

    • Унифицированные. Похожи на типовые. Они, также, передаются общему органу управления. Порядок их составления и передача графика для бухгалтерии такой же, как и в типовом. Кроме того, все операции, также, подводятся под закрытие.
    • Индивидуальные. Такие таблицы содержат пункты, отвечающие за работу отдельного предприятия. К таковым относятся коммерческие структуры. Именно потому в график могут входить как пункты из типового образца, так и разработанные самим начальством. Однако, закрытие счетов на конец месяца будет производится также, как и в государственных учреждениях.
    Изменения в графике

    Так как в экономике постоянно происходит смена политики ведения торговых дел на мировом рынке, то и вся документация претерпевает изменения. С появлением компьютерных технологий, а также введением новшеств меняются обязанности каждого работника. Именно поэтому крайне важно ознакамливать всех сотрудников со всеми изменениями, внесёнными в график.

    Данная процедура может происходить как при приёме на работу, так и в присутствии всех сотрудников. При этом они обязаны расписаться в специальном реестре о том, что ознакомились с этими изменениями.

    Понравилась статья? Поделитесь ей в соцсетях

    Горячие обсуждения
    • Бухучет на УСН Основные аспекты ведения бухгалтерского учета на упрощенке. НДС при УСН. Отчетность для упрощенцев.
    • Должностная инстукция бухгалтера по заработной плате В статье рассмотрены должностные обязанности бухгалтера по заработной плате. Его функции, ответствен.
    • Главная книга в бухгалтерии Главная книга — документ, который носит важнейшее значение не только для бухгалтерии, но и для предп.

    Присоединяйтесь и следите за новостями в социальных сетях

    © 2014-2016 CleverBuh.ru
    Информационный портал о бухгалтерском и налоговом учете

    При копировании материалов сайта наличие активной гиперссылки на источник обязательно!

    НТЦ «Сервис-Люкс»

    График документооборота

    Несмотря на то, что в новой редакции Закона отсутствует требование составлять график документооборота (п.4 ст. 9 закона), главному бухгалтеру следует убедить руководителя сохранить данное приложение к приказу по учетной политике.

    Организация документооборота подразумевает разработку форм первичных документов, учетных регистров и форм отчетности, отличных от унифицированных, создание графика документооборота, определение механизма принятия документов к учету, выбор системы обработки документов и порядок их хранения.

    Первичные документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения (п.1 ст.10 Закона). К ним относятся документы о поступлении на предприятие материалов и отпуске их со складов предприятия в цехи; об отгрузке продукции покупателям; о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказываемую услугу и т.п.

    Сводные документы обобщают показатели путем их соответствующей группировки, систематизации из первичных документов (например, расчетно-платежная ведомость работникам цехов, предприятия в целом и т.п.). От накопительных документов сводные отличаются тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов и является их сводкой, а накопительный документ - это первичный документ, составляемый постепенно. К сводным документам относятся также все учетные регистры бухгалтерского учета, а конечным сводным документом можно считать бухгалтерскую отчетность.

    Говоря о документах и документообороте в бухгалтерском учете, нельзя ограничиваться непосредственно учетными документами различных уровней и видов. Весь спектр управленческой документации прямо или косвенно находит применение при проведении учетных работ. В числе управленческих документов следует отдельно выделить указания руководства организации работникам бухгалтерии, оформленные в виде приказов, служебных записок, распоряжений и тому подобных документов, правильность их оформления и правомерность принятия к исполнению могут оказать существенное влияние на достоверность и полноту учетных данных. Кроме того, организационно-распорядительная документация организации служит в большинстве случаев прямым или косвенным основанием для оформления первичных учетных документов. В связи с этим в настоящем издании будут подробно рассмотрены проблемы документооборота в бухгалтерском учете с участием не только учетных документов, но и других документов, содержащих сведения управленческого характера.

    Приложением к графику документооборота (или приказу по учетной политике) также может являться Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Причем документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

    Приведем примерную форму такого перечня.

    При наличии графика документооборота и перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов в организации решеается несколько задач:

    - лица, составившие и подписавшие документы отвечают за качественное оформление первичных учетных документов и своевременную передачу их бухгалтерию;

    - в случае возникновения разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером (п.12 ст.8 Закона) по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций;

    - в случае возникновения споров косвенным подтверждением факта совершения хозяйственной операции могут служить другие первичные учетные документы, акты инвентаризации, экспертные заключения и т.п

    Сервис-Люкс
    Научно-Технический Центр

    Головной офис в Минске

    ул. Смолячкова, 9, офис 432

    +375 (17) 396-80-10
    +375 (29) 565-80-10
    +375 (44) 765-80-10

    E-mail: info@service-lux.by
    Skype: service-lux.by

    Офис в Бресте

    График документооборота: советы учреждению культуры

    Составляем график документооборота

    Советы руководителю учреждения от бухгалтера-практика: какие действия и в каком порядке предпринять. Проверьте полноту и правильность вашего графика перед плановыми проверками и сдачей отчетности учредителю

    Согласно п. 6 Инструкции № 157н правила документооборота и технология обработки учетной информации, в т. ч. порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с графиком документооборота для отражения в бухгалтерском учете, утверждаются в составе учетной политики.

    Своевременное и качественное оформление первичных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы (п. 9 Инструкции № 157н).

    До сих пор не отменено Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 № 105 (далее – Положение № 105). В Приложении к данному документу приведен пример графика документооборота в виде перечня работ.

    Учреждение может воспользоваться предлагаемым образцом для разработки своего варианта. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер, он же контролирует его соблюдение исполнителями (пп. 5.2, 5.7 Положения № 105) (см. документ в ЭС "Культура" - получить доступ >> ).

    Чтобы качественно составить график документооборота, предварительно нужно провести большую работу, проанализировав деятельность учреждения:

    1) установить все факты хозяйственной жизни, которые имеют место в учреждении, и перечень документов, используемых для их оформления;

    2) установить и утвердить лиц, ответственных за оформление документов;

    3) определить лиц, ответственных за принятие и обработку первичных учетных документов;

    4) проанализировать, какие требования предъявляет законодательство к оформлению документов, совершению фактов хозяйственной жизни, отражению их в учете. Например, в соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ счета-фактуры выставляются не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг);

    5) выяснить требования к срокам хранения первичных документов и учетных регистров;

    6) разработать оптимальную схему движения документов между всеми участниками документооборота с установлением сроков. Образец графика документооборота приведен в приложении.

    Сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утверждены приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

    Налоговым законодательством установлено требование обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) (см. документ в ЭС "Культура" - получить доступ >> ).

    Перед утверждением графика документооборота целесообразно согласовать его со всеми заинтересованными лицами. Каждому исполнителю под роспись вручается выписка из графика. В ней перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения (п. 5.5 Положения № 105).

    Составленный график дает право требовать представления документов в установленные сроки. Указывать сроки хранения документов в графике документооборота не нужно, поскольку они определены законодательно.

    А вот что в нем действительно следует предусмотреть, так это сроки, в пределах которых документы передаются в архив учреждения, а также порядок их хранения.

    При этом можно руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

    Приложение. График документооборота <…>

    *Статья опубликована с сокращениями, полностью публикацию читайте в бумажной версии

    Бухгалтерский документооборот: основная составляющая

    Бухгалтерский документооборот: основная составляющая.

    Первая основная составляющая документооборота в бухгалтерском учете – это собственно бухгалтерские документы. Забегая вперед, скажем, что вторая – это организационно-распорядительные документы, которые не являются бухгалтерскими, т. е. не отражают хозяйственные операции предприятия, однако прямо или косвенно используются в учете.
    Документооборот в бухгалтерском учете по видам бухгалтерских документов подразделяется на три типа:

    • документооборот первичной документации,
    • документооборот регистров бухгалтерского учета,
    • документооборот бухгалтерской отчетности.

    Наиболее важными в бухгалтерском документообороте являются первичные документы – товарные и товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, кассовые приходные и расходные ордера, банковские чеки, платежные поручения и т. п. Ведь именно они фиксируют данные о хозяйственной операции, ее параметрах и содержании. На основании первичных бухгалтерских документов делаются проводки, заносятся записи в бухгалтерские регистры. Их формы в основном унифицированы, однако в Положении об учетной политике предприятие вправе вносить изменения в некоторые типовые формы первичной документации.
    Графиком документооборота в бухгалтерии устанавливается путь движения по подразделениям предприятия для каждого из первичных документов, а также сроки их нахождения в каждой из точек этого пути. В общих чертах документооборот для всех первичных документов схож:

    • накладная, кассовый ордер или другой первичный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции (или по ее завершению, если это допускается законодательством). Документ подписывается уполномоченными лицами, при необходимости заверяется печатью. Графиком бухгалтерского документооборота может быть предусмотрено составление 2-3 и более экземпляров одного документа. В таком случае график регламентирует, какой экземпляр какому подразделению отправляется.
    • Один из экземпляров документа передается в бухгалтерию и проверяется бухгалтером на правильность и полноту заполнения обязательных реквизитов, отсутствие несанкционированных исправлений, полноту и правомочность визирования и т. п.
    • После этого первичный документ обрабатывается бухгалтерской службой. В этот этап документооборота в бухгалтерии может входить так называемая таксировка, т. е. начисление по количественным данным из документа денежных сумм, например, заработной платы работников на основе табеля учета рабочего времени. Кроме этого бухгалтерия проставляет корреспонденцию счетов (проводки) на документе, а также может сгруппировать несколько однородных первичных документов для составления одного сводного.
    • Далее данные документа (или сводного документа) заносятся в регистры бухгалтерского учета.
    • После этого документ оформляется на хранение предусмотренным образом, или же передается в архив.
    • Документооборот в бухгалтерском учете завершается передачей первичных документов на бессрочное или длительное хранение в муниципальные или государственные архивы или же уничтожением. Это зависит от типа документа. Например, табели учета рабочего времени, ведомости по заработной плате относятся к документации длительного хранения.
    Роль регистров учета в документообороте в бухгалтерии

    Если предприятие небольшое и количество первичных документов, обрабатываемых бухгалтерией ежемесячно, не превышает нескольких десятков, можно было бы обойтись и без регистров учета. Однако даже на малых предприятиях они существенно упрощают работу бухгалтера, позволяя систематизировать, группировать информацию. Впоследствии такая организация бухгалтерского документооборота серьезно ускоряет составление отчетности всех видов и позволяет снизить количество ошибок и неточностей. Для крупных же организаций эффективный учет без регистров бухгалтерского учета невозможен.

    Типовые формы учетных регистров устанавливаются и рекомендуются Минфином РФ. Также предприятие вправе применять в качестве бухгалтерских налоговые учетные регистры, такой метод закрепляется в учетной политике предприятия.

    Документооборот в бухгалтерском учете в части регистров учета обычно несколько более сокращен, чем движение первичных документов. Так, большинство регистров учета при создании визируется, помимо руководителя, только работниками бухгалтерии. Также регистры практически не покидают бухгалтерию: создаются, проверяются и обрабатываются здесь же. Если предприятие содержит крупную бухгалтерскую службу, то в таком случае отдельные регистры учета могут передаваться из отдела в отдел внутри самой бухгалтерии, для визирования или внесения данных.

    Бухгалтерская отчетность

    Но самым коротким в системе документооборота в бухгалтерии является путь отчетности. Чаще всего она составляется главным бухгалтером, отправляется на подпись руководителю, возвращается обратно, и, если это предусмотрено законодательством, по одному экземпляру отчетности направляется в государственные контролирующие органы. Здесь особенно важно соблюдение сроков графика документооборота, поскольку предоставление бухгалтерской отчетности в контролирующие органы с опозданием влечет наложение штрафов на предприятие.

    115114, Москва. 2-й Кожевнический переулок, 12.
    Тел. +7 (495) 645-02-99

    При перепечатке материалов ссылка на сайт обязательна