Руководства, Инструкции, Бланки

приказ на подотчетное лицо образец 2015

Категория: Бланки/Образцы

Описание

29 подотчетные лица

/ Дипомники 2012-13 / БФУ / 29 подотчетные лица

29. Учет расчетов с подотчетными лицами: первичные документы и бухгалтерские записи по основным хозяйственным операциям

1. Нормативное регулирование организации и учета

расчетов с подотчетными лицами

Порядок организации и учета расчетов с подотчетными лицами регулируют следующие нормативные правовые акты:

1) Порядок ведения кассовых операций;

2) Трудовой кодекс;

3) Налоговый кодекс;

4) Положение об особенностях направления работников в служебные командировки [25];

5) Инструкция «О служебных командировках в пределах СССР» [26] (действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу и Положению об особенностях направления работников в служебные командировки);

6) Постановление Госкомстата «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» [12];

7) Письмо Минфина «О порядке документального оформления служебных командировок» [27];

8) Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет» [28].

2. Общий порядок и документальное оформление

расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются работники организации, которым выдаются деньги из кассы под отчет для осуществления расчетов наличными денежными средствами. Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет определяется руководителем организации и утверждается приказом по предприятию.

Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером на основании заявления работника и приказа руководителя. Утвержденной типовой формы заявления на выдачу денег под отчет нет. Заявление может быть написано в свободной форме или по разработанной организацией соответствующей типовой форме. После подтверждения руководителем организации необходимости выдачи подотчетному лицу денежных средств (путем подписи вышеуказанного заявления с указанием суммы, подлежащей выдаче) сумма аванса выдается сотруднику, что оформляется расходным кассовым ордером либо надлежаще оформленным другим документом (платежной ведомостью, заявлением на выдачу денег и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера, в котором обязательно указывается целевое назначение подотчетной суммы, так как расходование средств на иные, чем те, что указываются в документе, цели не допустимо. Платежной ведомостью на предприятиях обычно оформляется выдача денег большому количеству работников одновременно (водителям на покупку горюче-смазочных материалов, экспедиторам на командировки и т.д.).

На расчеты с подотчетными лицами распространяется порядок ведения кассовых операций. Так, пункт 11 Порядка ведения кассовых операций запрещает:

1) выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученной подотчетной сумме;

2) передавать подотчетные суммы от одного работника другому.

Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Такой срок может быть установлен приказом руководителя организации. Если такой срок руководителем установлен то, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее трех рабочих дней по истечении этого срока, представив в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы) (пункт 11 Порядка ведения кассовых операций).

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется авансовый отчет (форма № АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата [28]). Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. К нему прикладываются документы, подтверждающие произведенные расходы (квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники, товарные чеки и другие оправдательные документы), а также командировочное удостоверение.

Проверенный бухгалтерией авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

3. Учет расчетов с подотчетными лицами по служебным

Общие положения о служебных командировках установлены главой 24 «Гарантии при направлении работников в служебные командировки, другие служебные поездки и переезде на работу в другую местность» Трудового кодекса. Более развернуто порядок служебных командировок регламентирован Положением об особенностях направления работников в служебные командировки [25].

При выборе работника, которого нужно отправить в командировку, следует учитывать, что существуют категории работников, которых в командировку отправить нельзя либо нужно соблюсти определенные процедуры при их командировании. Перечень категорий таких работников приведен в табл. 3.1.

Гарантии, предоставляемые женщинам в соответствии с пунктами 3 – 5данной табл. 3.1, также распространяются на отцов, воспитывающих детей без матери и на опекунов (попечителей) несовершеннолетних (статья 264 Трудового кодекса).

Для остальных работников распоряжение руководителя о выезде в служебную командировку является обязательным.

Перечень лиц, которые не могут быть направлены в командировку

либо могут быть направлены при соблюдении определенных процедур

Исключение составляют работники в возрасте до 18 лет, являющиеся творческими работниками средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иными лицами, участвующими в создании и (или) исполнении произведений, профессиональными спортсменами в соответствии с перечнями профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений

3. Женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет

Направление в командировки данной категории работников возможно при условии:

1) от них получено письменное согласие;

2) поездки в командировки не запрещены им медицинскими рекомендациями;

3) они ознакомлены с правом отказа от командировки

4. Работники, имеющие детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет

5. Работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением

Возмещение работнику расходов на командировку

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. К таким расходам относятся [8, статьи 167, 168]:

1) расходы по проезду;

2) расходы по найму жилого помещения;

3) дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

4) иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду, найму жилого помещения и суточные.

В случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе заработной платы расходы по ее пересылке несет работодатель.

Командированному работнику в случае его временной нетрудоспособности возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении). Также выплачиваются суточные в течение всего времени, пока работник не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства. За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности на основании листка нетрудоспособности.

Суточные выплачиваются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 Положения [25].

При командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

Размер суточных определяется коллективным договором или локальным нормативным актом. Однако в целях налогообложения доходов физических лиц статьей 217 НК установлены нормативные значения суточных: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. Суточные, выплачиваемые сверх данных нормативных значений, облагаются налогом на доходы физических лиц, а также взносом от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Для точного расчета суммы суточных необходимо правильно определить время нахождения работника в командировке. Днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы [25, пункт 4].

Сохранение среднего заработка на время командировки

Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Средний заработок определяется в соответствии со статьей 139 Трудового кодекса. Более подробно порядок расчета среднего заработка регламентирован Постановлением «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» [30].

Согласно статье 136 Трудового кодекса расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 месяцев, предшествующих моменту выплаты. Бухгалтер, определив среднедневной заработок по правилам исчисления среднего заработка, должен определить количество дней, подлежащих оплате в размере среднего заработка.

Документальное оформление командировок

До направления работника в командировку, прежде всего, должно быть сформулировано служебное задание, которое оформляется документом типовой формы № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку. До прибытия работника из командировки служебное задание находится в кадровой службе. Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

Для направления работника в служебную командировку, согласно Постановлению об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты [12] должен быть оформлен Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) (или Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (№ Т-9а)). Формы № Т-9 и № Т-9а заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе по форме № Т-9 указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку. Форма № Т-9а содержит аналогичные сведения, но составляется при направлении в командировку более чем одного лица.

Документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, является форма № Т-10 «Командировочное удостоверение». В каждом пункте назначения в командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней [25, пункт 26]:

1) авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

2) отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

4. Учет расчетов с подотчетными лицами по приобретению

материальных ценностей, по оплате хозяйственных расходов

Выдача денежных средств на административно-хозяйственные расходы осуществляется на основании заявлений подотчетных лиц. Выдача наличных денег подотчетным лицам из кассы оформляется расходным кассовым ордером. При приобретении материальных ценностей для производственных нужд за наличный расчет у предприятий оптовой торговли или организаций изготовителей продукции подотчетное лицо обычно получает доверенность и инструктируется бухгалтером о необходимости получения требуемой товарной и платежной документации. В первую очередь, накладной на отпуск товаров с указанием отдельной строкой суммы НДС, и квитанции к приходному кассовому ордеру. При покупке ценностей в розничной торговле работник должен представить в бухгалтерию товарный чек или накладную и чек контрольно-кассовой машины.

5. Учет расчетов с подотчетными лицами

по представительским расходам

Согласно пункту 2 статьи 264 НК к представительским расходам относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа предприятия.

К представительским относятся расходы:

1) на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);

2) на транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

3) на буфетное обслуживание во время переговоров;

4) на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. Перечень расходов на оплату труда приведен в статье 255 НК. Указанный норматив используется при исчислении налогооблагаемой прибыли, то есть в целях налогового учета. К бухгалтерскому учету принимаются любые представительские расходы в их фактических суммах.

Сумма НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, принимается к вычету (пункт 7 статьи 171 НК). Соответственно, НДС в части суммы представительских расходов, превышающих норматив (4% от затрат на оплату труда) к вычету не принимается и списывается на затраты организации.

После окончания официального приема работник, ответственный за расходование средств на представительские расходы, должен составить авансовый отчет.

К авансовому отчету прилагаются все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты и т.д.).

3.6. Синтетический и аналитический учет расчетов

с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Корреспонденция счетов по счету 71 и указания на соответствующие первичные документы приведены в табл. 3.2.

Корреспонденция счетов со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

и документальное оформление расчетов с подотчетными лицами

Содержание хозяйственной операции

приказ на подотчетное лицо образец 2015:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Аудит расчетов с подотчетными лицами на примере предприятия ООО Мария

    Аудит расчетов с подотчетными лицами на примере предприятия ООО "Мария" Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

    Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

    Подобные документы

    Общие положения по организации учета расчетов с подотчетными лицами. Организационно-экономическая характеристика ООО "Кирпичик". Организация внешнего и внутреннего аудита. Планирование аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

    дипломная работа [86,0 K], добавлен 10.11.2012

    Безналичные расчеты с подотчетными лицами. Порядок бухгалтерского учета расчетов. Налоговые аспекты учета расчетов с подотчетными лицами. Порядок проведения аудиторской проверки. Нормы суточных. Планирование аудита. Суммы, выдаваемые работникам.

    курсовая работа [50,0 K], добавлен 26.06.2013

    Понятия, цель и источники информации аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными лицами. Формирование и погашение дебиторской задолженности организации. Аудиторское заключение по результатам аудита финансовой (бухгалтерской) отчетности предприятия.

    курсовая работа [61,8 K], добавлен 21.10.2014

    Анализ политики предприятия по организации и ведению учета расчетов с подотчетными лицами. Оценка уровня существенности, внутреннего контроля и аудиторского риска. Планирование и методика проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами.

    курсовая работа [40,7 K], добавлен 23.05.2009

    Понятие наличных денежные средств под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. Расчеты с подотчетными лицами. Практика аудиторских проверок с подотчетными лицами. Проведение аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами.

    курсовая работа [61,8 K], добавлен 19.12.2008

    Понятие расчетов с подотчетными лицами, их место в экономике организации. Нормативно-правовое регулирование учета. Планирование и организация проведения аудиторской проверки расчётов с подотчетными лицами. Направления совершенствования контроля расчётов.

    курсовая работа [286,8 K], добавлен 18.02.2014

    Экономическая сущность и организация учета и аудита расчетов с подотчетными лицами, законодательное и нормативное регулирование данного процесса. Методика проведения проверки и анализ ее результатов, рекомендации по совершенствованию на предприятии.

    дипломная работа [485,9 K], добавлен 09.09.2015

    Теоретические ведомости об организации и нормативно-правовом регулировании расчетов с подотчетными лицами. Особенности бухгалтерского и налогового учета расчетов с подотчетными лицами. Составление программы внутреннего аудита на примере ОАО "Борма".

    дипломная работа [113,1 K], добавлен 04.11.2010

    Цель, источники и нормативная база аудита. Организация аудита расчетов с подотчетными лицами в ОАО "Истоки". Экономическая характеристика предприятия. Порядок планирования, согласование условий и методы проведения аудиторской проверки; анализ результатов.

    курсовая работа [79,5 K], добавлен 17.10.2014

    Законодательные и нормативные документы, регулирующие учет расчетов с подотчетными лицами. Вопросник аудитора для составления программы аудиторской проверки раздела учета. Типичные ошибки при проверке. Аудит командировочных и представительских расходов.

    курсовая работа [65,0 K], добавлен 26.11.2011

    Таким образом, в 2009г. у предприятия наблюдается повышение почти всех параметров по сравнению с 2008г. В целом же на основании анализа, можно сказать, что организация 1начинает улучшать свое финансовое состояние.

    1.3 Организация бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности на предприятии

    Учетная политика предприятия разработана в соответствии с Федеральным законом от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», на основании ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», утвержденном Приказом Минфина России от 09.12.98 г. № 60н. При ведении бухгалтерского учета и составлении отчетности используются ПБУ, утвержденные приказами Минфина России, а также типовые методические рекомендации по составу затрат, отраслевые инструкции по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции (работ, услуг).

    В состав бухгалтерии входит пять человек: главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер-кассир, бухгалтер по зарплате, бухгалтер по производству. Бухгалтерский учёт ведётся бухгалтерией, возглавляемой главным бухгалтером, автоматизированным способом с применением компьютерных программ 1С: версия 7.7 «Производство + Услуги + Бухгалтерия», «Зарплата + Кадры». С 2010 года предприятие планирует перейти на программу 1С: версия 8 «Управление производственным предприятием».

    Основными регистрами бухгалтерского учета устанавливается журнал хозяйственных операций, оборотно-сальдовая ведомость, анализ по счетам бухгалтерского учета. Исходящие и внутренние первичные учетные документы (платежные поручения, счета, приходные и расходные кассовые ордера, акты на списание, накладные, акты приемки - сдачи работ (услуг), расчетно-платежные ведомости и др.) подписываются должностными лицами, ответственными за их исполнение, главным бухгалтером и руководителем предприятия. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Банковские документы подписываются генеральным директором организации. Денежные и расчетные документы, на основе которых оформляются хозяйственные операции, подписываются генеральным директором организации и главным бухгалтером. Внесение изменений в регистры бухгалтерского учета происходит на основе изменения первичной документации, в соответствии с организационно-распорядительными документами организации.

    Первичные учетные документы принимаются к учету, если составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации:

    - основные средства - № 7 от 21.01.2003;

    - нематериальные активы и материально-производственные запасы - № 71а от 30.10.97;

    - кассовые операции, инвентаризация - № 88 от 18.08.98;

    - учет кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом - № 26 от 06.04.2001;

    - подотчетные лица - № 55 от 01.08.2001;

    - готовая продукция производства - № 66 от 09.08.99.

    Документы, не предусмотренные типовыми формами, разрабатываются самостоятельно в соответствии с требованиями ст. 9 п. 2. Закона « О бухгалтерском учёте» и утверждаются руководителем предприятия.

    Рабочий план счетов бухгалтерского учета для отражения финансово - хозяйственной деятельности содержит синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями полноты учета и отчетности. Бухгалтерский учет ведется в российских рублях и копейках на русском языке.

    Предприятие находится на общем режиме налогооблажения, и представляет годовую бухгалтерскую отчетность: руководству организации - не позднее 20 марта года, следующего за отчётным; участникам Общества - 20 марта года, следующего за отчётным; инспекции Федеральной налоговой службы России и органам государственной статистики - не позднее 90 дней по окончании отчётного года. Квартальная отчётность представляется не позднее 30 дней по окончании отчётного периода, если иное не предусмотрено законодательством РФ.

    Глава 2 Аудитрасчетов с подотчетными лицами в ООО «Мария»

    2.1 Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

    Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

    приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

    оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

    расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

    Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка по отчет.

    Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту -- суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

    Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

    Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

    Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 -- комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

    Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты -- на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера -- на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

    Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 84 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из заработной платы работники или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника

    При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных законодательством норм суточных и квартирных. Полученную в банке валюту оприходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютный счет». Выданную под отчет валюту списывают со счета 50 в дебет счета 71 и отражают в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка РФ на момент выдачи.

    По возвращении из командировки и сдачи авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывают с кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курсов валют курсовую разницу списывают на счет 80 «Прибыли и убытки»: положительную -- на прибыль (дебет счета 71, кредит счета 80), отрицательную -- на убыток (дебет счета 80, кредит счета 71).

    2.2Нормативные документырегламентирующие расчеты с подотчетными лицами Ведение бухгалтерского учета организации должно быть строго регламентировано, то есть подчинено определенным правилам. Существует целый свод правил, по которым ведется бухгалтерский учет. И отступление от этих правил ведет к серьезным ошибкам в бухгалтерской и налоговой отчетности, в определении финансовых результатов деятельности организации, приводит к злоупотреблениям со стороны материально-ответственных лиц.

    Общие документы по расчетам с подотчетными и командированными лицами:

    Закон «О бухгалтерском учете», содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов (статья 9, п. 2). Разрешает составлять документы на машинных носителях (статья 9, п. 7). Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (статья 9, п. 3). Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами (статья 9, п. 3).

    Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 г. № 51 - ФЗ, договор купли - продажи от 26.01.1996 г. № 14 ФЗ, а также дает определение подотчетным лицам, подотчетным суммам, командировкам и т.д.

    Трудовой кодекс Российской Федерации от 30. 12.2001 г. № 197 - ФЗ, (Принят ГД ФС РФ 21.12.2008), по состоянию на 01 февраля 2008 г. Кодекс предусматривает необходимые документы для отправки в командировку работника, а также их оформление.

    Налоговый кодекс Российской Федерации от 31.07.98 г. № 146-ФЗ (Принят ГД ФС РФ 16.07.98 г.) по состоянию на 01 апреля 2007г. Кодекс определяет размеры суточных, возмещаемые сверх норм работникам, суточные облагаемые налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом, а также говорит о том, что для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.

    ПБУ 3/2006 - Положение по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" утверждено приказом Минфина РФ от 25.12.2007 N 147н - Положение регулирует особенности бухгалтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся в пересчете стоимости этих имущества и обязательств в рубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному Положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу, действующему на дату его составления авансового отчета.

    Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Утвержден Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 11 1993 г. N 40 - содержит правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления первичных документов; ведения кассовой книги; ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним ( гл. 1, пункт 11).

    Постановление Правительства Российской Федерации от 23.09.2002 г. № 696 (ред. от 25.08.2006) «Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности», на основании этих правил аудитор разрабатывает программу аудита, в том числе программу аудита расчетов с подотчетными лицами.

    План счетов бухгалтерского учета, утвержденный Минфином РФ от 31.10.2000г. №94н (с изменениями и дополнениями от 07.05.2003г. № 38н) - правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете. В частности, содержит проводки по отнесению в доход работника подотчетных сумм, не возвращенным в срок.

    Инструкция Государственной налоговой службы РФ от 29.06.95 N 35 (ред. от 08.12.97) По применению закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц" -- в соответствии с пунктом 8 Инструкции, суммы возмещения работнику командировочных расходов в пределах норм не включаются в совокупный годовой доход работника.

    По командировкам в пределах Российской Федерации:

    Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" - содержит: определение служебной командировки (п. 1); правила документального оформления командировки (командировочное удостоверение и, по усмотрению руководителя, приказ о направлении работника в командировку) (п. 2); предельные сроки командировок (сроки устанавливает руководитель, но не более 40 дней) (п. 4); необходимость ставить в командировочном удостоверении отметки о дне прибытии и дне выбытия из места командировки (п. 6); формы журналов по ведению учета работников, отбывающих в командировки; указание на сохранение за работником находящимся в командировке среднего заработка (п. 9); указание на выплату работникам суточных (п. 10); перечень расходов, возмещаемых командированному работнику (п. 12); предписание в течение 3-х дней после возвращения работника из командировки составить авансовый отчет (п. 19); другие положения относительно командировок.

    Письмо Минфина РФ от 12.05.92 N 30 "О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах" - компенсация работнику данных расходов с отнесением их к затратам предусмотрена документом.

    По командировкам за границу:

    Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу" - содержит информацию о том, суточные какой страны и с какого момента применять (пока командированный работник находится на территории РФ применяются нормы суточных для РФ; при пересечении границы РФ - нормы для страны-назначения (при этом документ запрещает выплачивать суточные за день пересечения границы при возвращении в РФ); если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.

    Письмо Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02-49 (ред. от 23.10.97) "О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств" - содержит список государств и соответствующих размеров суточных отдельно для работников загранучреждений и прочих работников, находящихся в краткосрочных командировках.

    Документы, подлежащие проверке Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета. Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются: Приказ об учетной политике. Авансовые отчеты. Журнал регистрации авансовых отчетов. Приказы о направлении работников в командировку.

    По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет аудитору сделать целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он может сделать основной вывод, что порядок расчетов с подотчетными лицами ведется неудовлетворительно.

    Подобный вывод может быть основанием для следующих действий:

    если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке для оценки материальности статьи “Расчеты с подотчетными лицами” в отчетности предприятия;

    если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик, например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами, оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через подотчетных лиц, размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится,

    то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского учета Положению о бухгалтерском учете и отчетности.

    В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.

    При проверке системы внутреннего контроля (СВК) аудитор выполняет три важных этапа:

    1. Описание действующей СВК;

    2. Оценка целесообразности контрольных механизмов;

    3. Проверка эффективности СВК.

    Как правило, аудиторская оценка эффективности системы внутреннего контроля необходима для оценки и планирования масштаба аудита.

    По результатам проведенного опроса у аудитора должно сложиться определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии:

    1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.

    2. В нарушение п. 11 «Порядка ведения кассовых операций» лицам, не отчитавшимся за полученные ранее подотчетные суммы, выдаются новые авансы.

    3. Приказы о направлении работников в командировку не оформляются -- следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия.

    4. В нарушение «Порядка ведения кассовых операций» суточные, возмещаемые сверх норм работникам предприятия, не облагаются подоходным налогом. Кроме того, со сверхнормативных суточных необходимо начислить взносы в Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования и Фонд занятости населения.

    5. В нарушение Главы 21 Налогового Кодекса РФ «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется.

    6. В нарушение Главы 25 Налогового Кодекса РФ «Налог на прибыль организаций» сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия.

    7. В нарушение Главы 25 НК РФ «О налоге на прибыль организаций» и Главы 21 НК РФ «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.

    8. В нарушение «Порядка ведения кассовых операций в РФ» выдача денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

    Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он в последствии определит достоверность отчетных данных.

    2.5Проведение аудитарасчетов с подотчетными лицамина предприятии

    2.5.1 Составление плана проведения аудиторской проверки

    Подготовка общего плана аудита основывается на предварительных данных об экономическом субъекте, оценке системы внутреннего контроля. Аудиторская организация независима в выборе приемов и методов аудита и несет полную ответственность за результаты своей работы в общем плане аудита.

    Общий план аудита включает наименование проверяемой организации, период проведения аудита, отражает состав аудиторской группы и их руководителя, конкретно планируемые виды работ (таблица 2.5).

    План аудиторской проверки

    2.5.3 Оценка уровня существенности в ООО «Мария»

    Существенность в аудите регламентируется Федеральным Правилом (стандартом) №4.

    Информация об отдельных активах, обязательствах, доходах, расходах и хозяйственных операциях, а также составляющих капитал считается существенной, если ее пропуск или искажение может повлиять на экономические решения пользователей, принятые на основе финансовой (бухгалтерской) отчетности: бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках. Существенность зависит от величины показателей финансовой (бухгалтерской) отчетности и/или ошибки, оцениваемых в случае их отсутствия или искажения.

    Определим уровень существенности в целом по ООО «Мария» (таблица 2.6):

    Значение базового показателя, тыс. руб.

    Значение, применяемое для нахождения уровня существенности, тыс. руб.

    Балансовая прибыль предприятия

    Выручка (нетто) без НДС, акцизов и др. платежей

    Собственный капитал (итог разд. III баланса)

    Общие затраты предприятия

    1. Балансовая прибыль предприятия согласно отчету о прибылях и убытках ООО «Мария» за период с 1 января по 31 декабря 2009г. составила 2 395 тыс. руб.

    2. Выручка (нетто) без НДС, акцизов и др. платежей согласно отчету о прибылях и убытках ООО «Мария» за период с 1 января по 31 декабря 2009г. составила 14 892 тыс. руб.

    3. Валюта баланса (строка 300 или 700 бухгалтерского баланса ООО «Мария» на 31 декабря 2009) составила на начало отчетного года 18 234 тыс. руб. а на конец отчетного периода 21 841 тыс. руб.:

    18 234 + 21 841= 20 037,5 тыс. руб.

    4. Собственный капитал (итог разд. III баланса) находим из данных бухгалтерского баланса ООО «Мария» на 31 декабря 2008, он составил на начало отчетного года 15 052 тыс. руб. а на конец отчетного периода 18 528 тыс. руб.:

    15 052 + 18 528 = 16 790 тыс. руб.

    5. Общие затраты предприятия согласно отчету о прибылях и убытках ООО «Мария» за период с 1 января по 31 декабря 2009г. составили: 9 458 тыс. руб. (себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг) .

    Среднее значение, применяемое для нахождения уровня существенности:

    119,75+297,84+400,75+1679+189,16= 2686,5 = 537,3 (тыс. руб.)

    Наименьшее значение отличается от среднего на:

    537,3 -- 119,75 х 100% = 77,71%

    Наибольшее значение отличается от среднего на:

    1679 -- 537,3 х 100% = 212,49%

    Поскольку наименьшее и наибольшее значение существенно отличаются от среднего значения, принимаем решение, отбросить значения 119,75 тыс. руб. и 1679 тыс. руб. и не использовать их при дальнейшем усреднении.

    Находим новую среднюю величину:

    297,84+400,75+189,16 = 887,75 = 295,92 (тыс. руб.)

    Полученную величину допустимо округлить до 300 тыс. руб. и использовать данный количественный показатель в качестве значения уровня существенности в целом по ООО «Мария».

    Различие между значением уровня существенности до и после округления составляет:

    (300 -- 295,92) х 100% = 1,38 %, что находится в пределах 5%.

    Далее определим уровень существенности конкретно в отношении участка учета расчетов с подотчетными лицами ООО «Мария». Сумма денежных средств составляет 263 тыс. руб. валюта баланса 20 037,5 тыс. руб. единый уровень существенности 300 тыс. руб.

    Составим и решим пропорцию:

    300 тыс. руб. - 20 037,5 тыс. руб.

    х тыс. руб. - 263 тыс. руб.

    х = 300 х 263 = 4 тыс. руб.

    В данной курсовой работе рассматриваются расчеты с подотчетными лицами. Далее определим уровень существенности конкретно в отношении участка учета расчетов с подотчетными лицами, в ООО «Мария». Сумма по прочим дебиторском составила 66 тыс. руб. валюта баланса 20 037,5 тыс. руб. единый уровень существенности 300 тыс. руб.

    Составим и решим пропорцию:

    300 тыс. руб. - 20 037,5 тыс. руб.

    х тыс. руб. - 66 тыс. руб.

    х = 300 х 66 = 0,99 тыс. руб.

    Таким образом, уровень существенности в отношении участка учета расчетов с подотчетными лицами, в ООО «Мария» составляет 0,99 тыс. руб. Это означает, что если в ходе проверки будет выявлено ошибок по данному участку на сумму более чем на 0,99 тыс. руб. то они существенны, если менее, то несущественны, то есть отчетность достоверна. Если выявлено ошибок на сумму приближенную к уровню существенности, необходимо провести дополнительные аудиторские процедуры.

    В данном случае в ходе проверки в ООО «Мария» были обнаружены ошибки на общую сумму 150 тыс. руб. что превышает допустимый уровень существенности и определяет недостоверность отчетности на данном участке учета.

    2.5.4Проверка расчетов с подотчетными лицами, правильность отражения их в учете, документальное оформление

    Основная цель аудиторской проверки расчетов с подотчётными лицами - установление их законности, достоверности и целесообразности совершения, а также правильности отражения в учете. От аудиторов требуется повышенное внимание, так как на практике наибольшее количество нарушений и злоупотреблений должностных лиц связано именно с этим участком учета.

    В ходе аудиторской проверки мы проверили правильность сроков выдачи денежных средств подотчет, которые устанавливаются приказом руководителя предприятия, таких операций, как расчеты с водителями за приобретение ими горюче-смазочных материалов, запасных частей, обоснованность произведенных через подотчетное лицо представительских расходов.

    Проверили правильность корреспонденции счетов по данному объекту учета. Для этого кредитовые обороты по счету 71 сверяют с суммами дебетовых оборотов по счетам учета материальных ценностей (10), затрат (20,25,26 и др.), денежных средств (50) расчетов (60,76 и др.). Дебетовые обороты по 71 счету сверяются с суммами по кредиту счета 50 “Касса”.

    Все суммы, выданные подотчетному лицу сверх норм, относятся на уменьшение чистой прибыли предприятия.

    При проверке подотчетных сумм выявлен перерасход, необходимо убедиться в целесообразности перерасхода, его необходимости для производственных нужд предприятия.

    Баланс сверяется с данными Главной книги по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами”.

    Главная книга проверяется арифметически на соответствие оборотов по корреспондирующим счетам, и сверяется с данными журнала-ордера №7.

    Журнал-ордер №7 проверяется арифметически, на правильность составления и оформления, сопоставляются обороты по корреспондирующим счетам в различных журналах-ордерах и ведомостях (журнал-ордер №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи).

    Журнал-ордер №7 сверяется с авансовыми отчетами, с приходными кассовыми ордерами и расходными кассовыми ордерами.

    Авансовые отчеты проверяются на правильность составления и оформления, на наличие оправдательных документов (товарные, кассовые чеки, накладные, проездные билеты, счета).

    При проверке особенно тщательное внимание нужно уделить оправдательным документам, которые должны быть подлинными.

    Всю полученную в ходе проверки информацию аудитор заносит в свои рабочие документы, сопоставляет фактически выявленные ошибки с предварительно рассчитанными, делает выводы и при необходимости корректирует план проверки.

    В ходе проверки выявлены следующие нарушения Порядка ведения расчетов с подотчетными лицами в Российской Федерации : 1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм. Производились выдачи денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам 2. Нарушения при оформлении командировочных расходов. Отсутствовали командировочные удостоверения с отметками в месте пребывания в командировке, не начислены суточные, занижена норма суточных за каждый день нахождения в загранкомандировке.

    По моему мнению, отнесение командировочных расходов на счет 97 «Расходы будущих периодов» необходимо закреплять приказом, в котором должен быть указан срок, в течение которого данные расходы будут списаны на счета затрат.

    3. Нарушения порядка учета представительских расходов. Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

    4. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами. Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами