Руководства, Инструкции, Бланки

образец приказ о проведении представительского мероприятия

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Образец приказ о проведении мероприятия - Центр помощи

Приказ о проведении мероприятия форма

08 Дек 2016, 21:34

Правовые нормы, регулирующие его возможности, порядок и условия формирования, структуру. У нас вы сможете скачать эталон бланка приказ о. О проведении мероприятия по контролю в. Место суда субъекта русской федерации в современной судебной системе.

В процессе хозяйственной деятельности многих компаний более нередко употребляется контракт поставки. Установленные законодательством правила проведения митингов и собраний людей, получение разрешения на их проведение. Обращаем внимание если скаченный вами шаблон содержит какие-или некорректности и ошибки, просьба сказать, воспользовавшись контактными данными. Об утверждении плана по улучшению критерий и охраны труда ().

Как написать приказ о проведении мероприятия

Наименование организации приказ n место издания о проведении (указать мероприятие) в целях приказываю 1. Потребление продуктов (работ, услуг) снутри организации не является объектом обложения ндс (ст. управляющего о представительского протокол смета расходов. Приказ о проведении торжественного мероприятия в ресторане (оао рассвет) приказ. Утвердить смету представительских расходов на проведение (указать в размере () рублей (приложение n 2). Если же продукты приобретаются для собственных нужд без передачи структурным подразделениям, объекта налогообложения не появляется.

Организовать торжественное представление для воспитанников детского дома n 21 г. не так давно прошел денек защитников отечества и вооруженных сил республики беларусь, приближается денек дам. В распорядительном документе перечислите тех лиц, которые будут составлять план мероприятия, отчет по результатам его проведения. Если же меню будет создано на каждого сотрудника, то тогда необходимо удержать и перечислить ндфл в бюджет. Организации отмечают празднички по-различному кто-то проводит торжественное мероприятие, кто-то просто дарует подарки или выплачивает премию, а кто-то ограничивается устными поздравлениями. Расходы, которые несет работодатель в связи с организацией новогоднего вечера для служащих, не являются оплатой труда.

образец приказ о проведении представительского мероприятия:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Как написать приказ о проведении мероприятия - представительские мероприятия, приказ на проведение приема, оформить официальный прием - Мир Денег

    Популярные статьи Как написать приказ о проведении мероприятия


    Советы Эксперта - Юрисконсульта


    При осуществлении финансово-хозяйственной деятельности руководители организаций проводят представительские мероприятия, то есть официальные приемы. В процессе расходуются некоторые денежные средства, которые называются представительские расходы. Эти затраты учитываются в составе прочих расходов, исходя из этого можно сделать вывод, что они уменьшают налог на прибыль. Чтобы учесть их в налоговом учете, вы должны правильно оформить затраты. Одним из главных документов является приказ руководителя о проведении представительского мероприятия. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути при решении Ваших юридических вопросов .

    Краткое пошаговое юридическое руководство


    Итак, рассмотрим действия, которые необходимо предпринять .

    Шаг - 1
    Оформите приказ о проведении официального приема. Здесь укажите наименование контрагента, дату проведения переговоров. Этим же приказом можете назначить ответственное лицо за оформление приглашений, а также за согласование даты и места проведения мероприятия с контрагентом. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

    Шаг - 2
    В распорядительном документе перечислите тех лиц, которые будут составлять план мероприятия, отчет по результатам его проведения. Обязательно оговорите сроки сдачи документов в бухгалтерию. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

    Шаг - 3
    Перечислите в приказе тех лиц, которые будут участвовать в представительском мероприятии. Ознакомьте с приказом всех ответственных лиц, которые должны поставить подпись и дату ознакомления. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .


    Шаг - 4
    Составьте план-программу официального приема. Здесь укажите цель мероприятия (например, для осуществления переговоров с контрагентом и последующего заключения сделки), место и дату проведения мероприятия. Также укажите список тех людей, которые принимают участие в данном приеме. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

    Шаг - 5
    Если есть возможность, попросите у приглашенных партнеров список участвующих лиц. Это делается для того, чтобы вы могли предварительно рассчитать сумму представительских расходов. Согласовав список участников и место проведения приема, обговорите дату. Если необходимо, составьте список мероприятия. Например, встреча в аэропорту – 8.00; прибытие в ресторан – 09.00-09.30; презентация – 09.30-11.00 и т.д. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .


    Шаг - 6
    Составьте смету расходов. Здесь укажите наименование затрат и предельную сумму. Например, транспортное обслуживание – 2000 р.; официальный обед – 10000 р.; буфетное обслуживание – 3500 р. В конце подведите итог. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

    Шаг - 7
    По результатам проведения представительского мероприятия составьте отчет. Здесь снова впишите место и дату проведения мероприятия, цель. Перечислите участников и проведенные мероприятия. Выделите результаты приема и подсчитайте общую сумму расходов .
    Надеемся ответ на вопрос - Как написать приказ о проведении мероприятия - содержал полезные для Вас юридические сведения. Удачи Вам!Чтобы найти ответ на интересующий Вас вопрос воспользуйтесь формой - Поиск по сайту.


    Другие материалы по теме: Как написать приказ о проведении мероприятия - представительские мероприятия, приказ на проведение приема, оформить официальный прием

    Популярные запросы

    Об утверждении Положения о представительских расходах

    Об утверждении Положения о представительских расходах

    В целях упорядочения представительских расходов, осуществляемых органами местного самоуправления, муниципальными казенными, бюджетными и автономными учреждениями муниципального образования "Чистопольский муниципальный район", за счет бюджетных средств, а также доходов, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, Совет Чистопольского муниципального района Республики Татарстан РЕШАЕТ:

    1. Утвердить Положение о представительских расходах, осуществляемых органами местного самоуправления, муниципальными казенными, бюджетными и автономными учреждениями муниципального образования "Чистопольский муниципальный район" Республики Татарстан (приложение N 1).

    2. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на постоянную депутатскую комиссию по бюджету и прогнозированию Совета Чистопольского муниципального района Республики Татарстан (Багаутдинов Н.Н.).

    Глава Чистопольского муниципального района, Председатель Совета Чистопольского муниципального района И.Т.АХМЕТЗЯНОВ

    Приложение N 1 к решению Совета Чистопольского муниципального района от 7 ноября 2012 г. N 21/7

    ПОЛОЖЕНИЕ О ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДАХ, ОСУЩЕСТВЛЯЕМЫХ ОРГАНАМИ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ, МУНИЦИПАЛЬНЫМИ КАЗЕННЫМИ, БЮДЖЕТНЫМИ И АВТОНОМНЫМИ УЧРЕЖДЕНИЯМИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "ЧИСТОПОЛЬСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН" РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН

    1. Общие положения

    1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок формирования, структуру, отчетность и планирование представительских расходов за счет бюджетных средств и средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, связанных с приемом и обслуживанием официальных представителей других организаций, в том числе иностранных.

    1.2. Действие настоящего Положения распространяется на органы местного самоуправления, муниципальные казенные, бюджетные и автономные учреждения муниципального образования "Чистопольский муниципальный район" Республики Татарстан (далее - органы местного самоуправления, муниципальные казенные, бюджетные и автономные учреждения).

    1.3. Основной целью представительских расходов является обеспечение мероприятий по установлению сотрудничества органов местного самоуправления, муниципальных казенных, бюджетных и автономных учреждений с другими организациями, формирование взаимовыгодных отношений в интересах органов местного самоуправления и учреждений.

    1.4. Для целей настоящего Положения используются следующие понятия и термины:

    - представительские расходы - расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций (в том числе иностранных), участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания, совещания независимо от места проведения указанных мероприятий;

    - официальные лица - лица, являющиеся представителями организации, имеющие предоставленные организацией полномочия на участие в официальных мероприятиях и подписание официальных документов.

    2. Содержание представительских расходов

    2.1. Проведение данных мероприятий может осуществляться самими органами местного самоуправления, муниципальными казенными, бюджетными и автономными учреждениями, а также сторонними организациями по договорам как в комплексе, так и по отдельным видам услуг.

    2.2. К представительским расходам относятся:

    - расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного мероприятия) как в отношении официальных представителей других организаций, так и в отношении официальных лиц органа местного самоуправления, муниципальных казенных, бюджетных и автономных учреждений, только в день проведения мероприятия;

    - расходы на буфетное обслуживание во время переговоров (на одного человека в день);

    - расходы на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате органов местного самоуправления, муниципальных казенных, бюджетных и автономных учреждений, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий;

    - транспортные расходы на доставку к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

    - оплата проживания в гостинице и транспортные расходы иностранных делегаций.

    3. Нормативы предельных размеров представительских расходов

    3.1. Общий объем представительских расходов устанавливается в пределах 1% от суммы расходов по разделу 01 "Общегосударственные расходы".

    3.2. Формирование средств на представительские расходы производится в соответствии с плановой сметой представительских расходов по КОСГУ 290 "Прочие расходы" бюджетной классификации РФ на текущий календарный год, являющейся составной частью сметы доходов и расходов органов местного самоуправления, муниципальных казенных, бюджетных и автономных учреждений. Плановая смета составляется на календарный год с учетом фактических итогов работы за предшествующий год.

    3.3. Контроль над соблюдением предельных размеров представительских расходов осуществляется главным бухгалтером органов местного самоуправления, муниципальных казенных, бюджетных и автономных учреждений.

    3.4. Нормы отдельных видов представительских расходов:

    - оплата питания (в сутки на одного человека) - 470 руб.;

    - оплата (на одного участника) завтрака, обеда или ужина или другого аналогичного мероприятия, связанного с официальным приемом, в случаях, указанных в п. 2.2:

    - делегаций, возглавляемых министрами и лицами аналогичных рангов, - до 630 руб.;

    - других делегаций - до 520 руб.;

    - буфетное обслуживание во время переговоров, мероприятий культурной программы (на одного человека в день, включая переводчика и сопровождающего) - до 25 руб.;

    - культобслуживание (на одного человека в день, включая переводчика и сопровождающего) - до 125 руб.;

    - бытовое обслуживание и прочие расходы (на одного члена делегации в день) - до 23 руб.;

    - оплата труда переводчика (по счетам организаций в час) - до 100 руб.;

    - оплата проживания в гостинице и транспортные расходы иностранных делегаций - по представленным счетам.

    Допускается расходование средств на приобретение сувениров или памятных подарков с символикой города, а также цветов в размерах:

    - для руководителей принимающей стороны - до 700 руб.;

    - для других участников мероприятий - до 350 руб.

    Приобретение сувениров (памятных подарков) с российской, татарской или городской символикой:

    - для руководителей делегации - до 440 руб.;

    - для членов делегации - до 230 руб.

    4. Порядок оформления представительских расходов

    4.1. Перед проведением мероприятий, связанных с представительскими расходами, издается распоряжение органа местного самоуправления или приказ по муниципальному казенному, бюджетному и автономному учреждению, утверждающие состав участников мероприятия, дату и место проведения мероприятия, смету по проведению мероприятия, программу мероприятия, с указанием наименования организаций-участников, Ф.И.О. и должности лица, ответственного за проведение мероприятия, количества официальных представителей от организации, даты и места проведения, наименования планируемых к проведению мероприятий с указанием планового времени мероприятий, источника финансирования, лица, ответственного за расходование средств и оформление связанных с этим документов. Проект распоряжения готовит лицо, ответственное за проведение мероприятия.

    4.2. Расходы капитального характера, связанные с оборудованием места проведения мероприятий, к представительским расходам не относятся. Приобретенные материальные ценности подлежат приходу и отражаются в бухгалтерском учете учреждения.

    4.3. Комплект форм документов для учета представительских расходов определяется приложениями к данному Положению (Приложения N 1, 2, 3, 4, 5).

    Приложение N 1 к Положению о представительских расходах, осуществляемых органами местного самоуправления, муниципальными казенными, бюджетными и автономными учреждениями муниципального образования "Чистопольский муниципальный район" Республики Татарстан

    Приложение N 2 к Положению о представительских расходах, осуществляемых органами местного самоуправления, муниципальными казенными, бюджетными и автономными учреждениями муниципального образования "Чистопольский муниципальный район" Республики Татарстан

    Похожие документы:
    • Постановление Главы муниципального образования "г. Чистополь" Чистопольского муниципального района от 15.05.2013 N 8 Об утверждении Перечня должностей муниципальной службы, при замещении которых муниципальные служащие муниципального образования "Город Чистополь" Чистопольского муниципального района Республики Татарстан обязаны представлять сведения о своих расходах, а также о расходах своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей
    • Решение Рыбно-Слободского районного Совета от 22.07.2013 N XXVII-2 Об утверждении Положения о представлении лицами, замещающими муниципальные должности, и муниципальными служащими в Рыбно-Слободском муниципальном районе сведений о своих расходах, а также о расходах своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей
    • Постановление Главы муниципального образования "Чистопольский муниципальный район" от 20.06.2014 N 51 О внесении изменений в Постановление главы Чистопольского муниципального района Республики Татарстан от 21.05.2013 N 45 "Об утверждении перечня должностей муниципальной службы, при замещении которых муниципальные служащие муниципального образования "Чистопольский муниципальный район" Республики Татарстан обязаны представлять сведения о своих расходах, а также о расходах своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей"
    • Следующий документ Постановление КМ РТ от 08.11.2012 N 974
    • Предыдущий документ Распоряжение Президента РТ от 06.11.2012 N 495
    Похожие документы Популярные документы

    О подготовке к фестивалю технического творчества

    О внесении изменений в отдельные решения Городского Совета в области новой системы оплаты труда

    О законе Республики Татарстан "О внесении изменений в Закон Республики Татарстан "О бюджете Территориального фонда обязательного медицинского страхования Республики Татарстан на 2014 год и на плановый период 2015 и 2016 годов" (проект N 617-4)"

    Об установлении границ территориального общественного самоуправления "Константинова"

    Об утверждении графика работ по формированию и проведению государственного кадастрового учета земельных участков, на которых расположены многоквартирные дома, признанные аварийными и подлежащими сносу или реконструкции до 01.01.2012 в связи с физическим износом в процессе...

    Представительские расходы: оформляем документы Статьи ООО К-Консалтинг г

    Представительские расходы: оформляем документы

    Несмотря на то, что нормы об учете представительских расходов давно не претерпевали изменений, они традиционно вызывают большой интерес. Руководство хочет как можно больше затрат отнести к представительским расходам, бухгалтеры же знают, что налоговики тщательно проверяют все позиции. Разъясним, какие затраты представительскими быть не могут, какие документы необходимы для обоснования и как их оформить.

    Р асходы, которые можно провести в учете как представительские, уменьшают налогооблагаемую прибыль (т.е. идут в затраты). Но тут нужно знать, во-первых, какие расходы вообще реально провести как представительские, а на какие налоговики «никогда не согласятся», и, во-вторых, какой комплект документов в качестве доказательств позволит бухгалтерии «спать спокойно» (речь идет о приказе, программе и смете расходов на представительское мероприятие, отчете о его проведении, а также о комплекте первичных бухгалтерских документов).

    Прежде всего необходимо определиться, что такое представительские расходы и в каких случаях предприятие сталкивается с такого рода затратами. Как правило, для развития бизнеса, расширения взаимного сотрудничества с партерами и клиентами, в целях заключения новых договоров компании проводят различного рода мероприятия, организуют встречи и переговоры. На проведение презентаций, официальных приемов для постоянных и потенциальных клиентов требуются значительные денежные затраты. Вот тут предприятие и сталкивается с так называемыми представительскими расходами, которые следует документально правильно оформить и отразить в бухгалтерском и налоговом учете. В противном случае не избежать претензий со стороны контролирующих органов.

    Понятие представительских расходов

    Для отнесения тех или иных затрат к представительским расходам необходимо определиться с самим понятием. Если обратиться к положениям подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, то станет ясно, что представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц:

    • представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
    • участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

    А вот само место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Это важно уяснить, так как в деловой практике распространено проведение представительских встреч как в формальной, так и в неформальной обстановке за пределами офиса.

    Само понятие официального приема установлено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Таковым признается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций, а также официальных лиц вашей организации, участвующих в переговорах (либо на заседании руководящего органа компании).

    Здесь же приведено, что под обслуживанием понимается:

    • транспортное обеспечение доставки участвующих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
    • буфетное обслуживание во время переговоров;
    • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

    Таким образом, мы определились с перечнем представительских расходов, который также нашел отражение в письмах Минфина России от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796.

    • указанный перечень является закрытым и расширительному толкованию не подлежит (упомянутые выше письма Минфина России и письмо ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306@);
    • финансовое ведомство требует документально доказать необходимость каждого конкретного мероприятия для целей получения прибыли, чтобы расходы на него можно было признать представительскими (т.е. не списывать их за счет чистой прибыли).
    Что не входит?

    На первый взгляд, приведенные выше определения Налогового кодекса кажутся ясными и понятными. Но когда на практике начинаешь их применять, возникают вопросы. Попробуем с ними разобраться. Здесь важна позиция налоговиков о том, какие конкретные расходы они готовы признать представительскими, а на что ни при каких обстоятельствах не согласятся.

    Аренда помещения

    Для организации официального приема или заседания частенько арендуют помещение (например, переговорную комнату в бизнес-центре или зал покрупнее). Но в п. 2 ст. 264 НК РФ, где указан исчерпывающий перечень расходов, аренды нет. Вот откуда весь «сыр-бор» про расходы по аренде помещения – налоговики не признают их представительскими.

    Организация развлечений

    К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). При этом к расходам на организацию развлечений, в частности, относятся расходы на фуршет, теплоход и артистов в рамках развлекательной программы, организованной после официальной части представительского мероприятия (письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

    А как быть с физлицами?

    В п. 2 ст. 264 НК РФ конкретно говорится о возможности учесть расходы как представительские, только если они пошли на подготовку официального приема и обслуживания представителей других организаций. Т.е. это не касается физических лиц!

    Исключение составляют расходы на проведение переговоров с физическими лицами, которые являются клиентами организации (письмо Минфина России от 27.03.2009 № 03-03-06/2/64), а также с индивидуальными предпринимателями.

    Транспортное обслуживание и проживание

    НК РФ в понятие обслуживания представителей других организаций включает их транспортное обеспечение – доставку участников мероприятия до места проведения и обратно (абз. 1 п. 2 ст. 264 НК РФ).

    И часто принимающая сторона берет на себя обязанность по оплате для приглашенных лиц авиационных и железнодорожных билетов, расходы по доставке их на мероприятие от вокзала до гостиницы, по оплате проживания и прочее.

    Но при этом на практике налоговики отказываются принимать в учете в составе представительских расходов затраты на визовую поддержку, а также оплату авиационных и железнодорожных билетов для представителей иностранных государств, расходы на доставку прибывших иностранцев на мероприятие от вокзала до гостиницы (или до специально арендованного помещения), а также расходы по их проживанию (см. письмо ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306, аналогичную позицию высказал Минфин России в письме от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235).

    В тоже время затраты по доставке иностранных представителей к месту проведения представительского мероприятия относятся к представительским расходам (письмо УФНС по г. Москве от 14.07.2006 № 28-11/62271).

    Контролирующие органы считают, что расходы принимающей стороны по оплате проживания прибывших лиц, если переговоры длятся несколько дней, не являются представительскими (письма Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, УФНС Росси по г. Москве от 06.12.2007 № 21-11/116748).

    Но некоторые суды допускают учет расходов на проезд и проживание прибывшей стороны в качестве представительских. Они полагают, что такие затраты в целях п. 2 ст. 264 НК РФ относятся к «обслуживанию представителей» (см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27)).

    Проблема связана с тем, что затраты на оплату проезда и проживания признаются в качестве командировочных расходов у отправляющей стороны. Поэтому, во избежание проблем со стороны проверяющих органов, целесообразно распределить такого рода затраты между участниками переговоров.

    В ходе переговоров стороны, как правило, обмениваются сувенирной продукцией с символикой своего предприятия. Таковыми могут быть блокноты, ручки, ежедневники и т.д. По мнению налоговых органов, такого рода расходы не могут быть признаны в качестве рекламных в силу определенного круга лиц, в то же время затраты на такого рода продукцию можно учесть в качестве представительских расходов (согласно письмам МНС России от 16.08.2004 № 02-5-10/51, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2). Но Минфин России подобного рода затраты включать в представительские расходы отказывается, т.к. они не поименованы в п. 2 ст. 264 НК РФ (см. письмо от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136). В подобных ситуациях организация сама должна принимать решение, какими разъяснениями руководствоваться, и понимать, что, возможно, придется доказывать свою правоту.

    Питание представителей

    Зачастую принимающая сторона несет расходы на проведение ужинов, например, в ресторане, которые могут проходить и в позднее время. Как определиться с такого рода затратами?

    Официальная позиция контролирующих органов сводится к тому, что организация должна оформить ряд документов, служащих для подтверждения представительских расходов. Таковыми могут являться:

    • приказ руководителя для подтверждения расходов на указанные цели,
    • смета и отчет по проведенному представительскому мероприятию с отражением цели,
    • а также первичные подтверждающие документы.

    Если проведенное мероприятие (ужин в ресторане) не носит официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение на нем деловых переговоров, расходы по его проведению не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675).

    А если вы оформили все необходимые подтверждающие документы, то учесть расходы на завтраки, обеды и ужины участников деловых переговоров как представительские получится лишь в пределах установленного лимита, а именно – в пределах 4% от расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (согласно письму Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26; в этом же письме приведен перечень документов, обосновывающих представительские расходы; такой же перечень дан в письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807; на рассмотрении этих документов мы подробно остановимся ниже).

    Спиртные напитки

    Без алкогольной продукции во время проведения деловых встреч редко можно обойтись.

    Раньше разъяснения Минфина относительно расходов на алкоголь носили размытый характер (см. письма Минфина России от 19.11.2004 № 03-03-01-04/2/30, от 09.06.2004 № 03-02-051/49), но в более позднем письме было прямо сказано, что в расходах на организацию официальной встречи с клиентами по обсуждению вопросов по заключению договоров учитываются в том числе затраты на приобретение спиртных напитков (письмо Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).

    Оформление залов

    В приведенном выше письме № 03-03-06/1/176 финансовое ведомство затронуло еще один важный вопрос: расходы на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала п. 2 ст. 264 НК РФ не предусматривается, следовательно, они не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли.

    Значит, такого рода затраты полностью могут быть покрыты только из чистой прибыли предприятия даже при их правильном документальном оформлении, что в принципе не выгодно: придется заплатить с этих сумм 20% в бюджет.

    Официальный характер приема

    Еще раз обращаем ваше внимание, что в п. 2 ст. 264 НК РФ говорится об официальном приеме. Это значит, что когда происходит встреча двух организаций, но она не носит официального характера, либо если вы не собрали документальных доказательств официальности деловых переговоров, то расходы по их проведению ваша организация не сможет учесть как представительские для целей налогообложения прибыли.

    При проведении переговоров в рамках производственных командировок следует применять аналогичный порядок признания таких затрат 1 .

    Следует отметить, что для подтверждения официального статуса проводимого представительского мероприятия организации понадобится оформить дополнительные документы:

    • программа (план) мероприятия (здесь важно указать цель, место и сроки его проведения);
    • список официальных лиц, принимающих участие в мероприятии, как со стороны приглашенных партнеров, так и со стороны самой организации (такой список может быть включен в приказ о проведении мероприятия или / и в программу этого мероприятия);
    • отчет (акт) по результатам проведенного мероприятия, утвержденный руководителем организации (с указанием сумм фактически произведенных расходов).
    Документальное оформление представительских расходов

    Размер затрат на организацию представительского мероприятия может быть значителен. Поэтому важно правильно оформить документы на те расходы, которые реально провести в учете как представительские. Это поможет сэкономить на налогах и избежать проблем с контролирующими органами в виде нареканий, штрафов и пеней.

    Исходить нужно из трех основных принципов учета представительских расходов:

    • официальность проводимого мероприятия;
    • экономическая обоснованность производимых расходов;
    • документальное подтверждение понесенных расходов.

    Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные 2 :

    • документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо
    • документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или)
    • документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

    Напоминаем, что с 1 января 2013 г. действует новый Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» 3. Старый закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ действовал до 31.12.2012 4 .

    В ст. 9 нового Закона № 402-ФЗ указано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который должен содержать следующие обязательные реквизиты:

    • наименование документа;
    • дата составления документа;
    • наименование экономического субъекта, составившего документ;
    • содержание факта хозяйственной жизни;
    • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
    • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
    • подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

    Обратите внимание: в прежнем Законе № 129-ФЗ говорилось, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В новом Законе № 402-ФЗ упоминание об альбомах унифицированных форм отсутствует. Формы первичных учетных документов, применяемых организацией, теперь утверждаются приказом руководителя (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

    Мы уже приводили перечень документов, служащих подтверждением представительских расходов, который требует Минфин России в своих разъясняющих письмах 5. Сведем все воедино, и у нас получится:

    • приказ (распоряжение) об осуществлении расходов на представительские цели;
    • смета представительских расходов;
    • первичные документы на приобретенные товары и оплату услуг, необходимых для организации представительского мероприятия;
    • отчет о расходах по проведенному представительскому мероприятию (в одном документе можно отчитаться сразу за несколько мероприятий), в котором отражаются:
    • цель и результаты мероприятия,
    • сумма расходов на представительские цели,
    • а также иные необходимые данные.

    При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

    Приказ (распоряжение)

    Для проведения представительского мероприятия необходимо оформить приказ (распоряжение), причем приказ всегда издается под конкретное мероприятие (см. Пример 1).

    В приказе отражается задание на его организацию, устанавливаются сроки подготовки и проведения, лицо, ответственное за это, а также за подготовку и представление на утверждение программы мероприятия и сметы представительских расходов. Важно указать в документах (приказе и /или программе, отчете) перечень лиц, участвующих с обеих сторон, – в дальнейшем затраты только на этих лиц будут приняты в расходы. Кроме того, должно прослеживаться наличие непосредственной связи между:

    • вопросами, являющимися предметом переговоров, и
    • служебными обязанностями, предусмотренными трудовыми договорами / должностными инструкциями участников переговоров.

    В противном случае расходы, в частности, на посещение экскурсий, музеев, театра, концерта в рамках утвержденного плана (программы) по проводимому мероприятию могут рассматриваться как доход физических лиц – участников мероприятия с последующим начислением суммы налога (НДФЛ) в соответствии с гл. 23 НК РФ (письмо Минфина России от 11.12.2012 № 03-04-05/4-348). Если же вы документально докажете представительский характер этих расходов, то налоги не придется уплачивать ни организации (налог на прибыль в размере 20%), ни работникам (налог на доходы физических лиц в размере 13%).

    В приказе необходимо раскрыть цель намеченного мероприятия, ее производственную необходимость и экономическую обоснованность (важно отметить, что данное мероприятие направлено на получение дохода).

    С приказом необходимо ознакомить всех лиц, указанных в качестве участников мероприятия.

    Программа мероприятия и смета расходов

    В программе мероприятия также необходимо отразить его цель, которая преследует получение дохода (как и в приказе). Здесь указываются представители обеих сторон (приглашенной и приглашающей). Отражаются даты, время и место проведения мероприятия.

    Этот документ также является подтверждением официального характера мероприятия, его экономической оправданности. Поэтому к его оформлению следует тщательно подойти и иметь в комплекте все документы, обосновывающие проведение официального мероприятия. Обычно он разрабатывается ответственным за мероприятие лицом и утверждается руководителем. См. Пример 2.

    И уже на основании утвержденной программы составляется смета расходов. В ней перечисляются статьи затрат, которые будут произведены в рамках конкретного мероприятия, с указанием максимально предусмотренных сумм по каждой статье, а также итоговых данных.

    Следует отметить, что при отсутствии сметы представительских расходов могут возникнуть претензии со стороны контролирующих органов. Для них это будет означать ситуацию, когда предприятие даже приблизительно не имеет представления, во сколько ей обойдется запланированное мероприятие. и свою позицию организация будет вынуждена отстаивать в суде.

    Разрабатывается данный документ лицом, назначенным в приказе. Утверждается смета руководителем предприятия. См. Пример 3. Т.к. документ финансовый, то на него нужно поставить печать организации (ее оттиск удостоверяет подпись руководителя в грифе утверждения).

    После утверждения сметы лицу, отвечающему за проведение официального мероприятия, выдаются денежные средства под отчет по расходному кассовому ордеру.

    Для этого на предприятии оформляется письменное заявление подотчетного лица, составляемое в произвольной форме и содержащее резолюцию руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются. Подотчетное лицо не позднее 3 рабочих дней после указанной даты должно отчитаться по этим деньгам, составив авансовый отчет.

    Отчет о проведении официального мероприятия

    По окончании представительского мероприятия составляется итоговый документ – отчет (см. Пример 4). Его готовит лицо, ответственное за организацию мероприятия, и утверждает руководитель. В отчете необходимо отразить: цель и результаты мероприятия; дату, место и время проведения; программу мероприятия; состав участвующих лиц.

    Следует отметить, что действующее налоговое законодательство не ставит признание произведенных затрат представительскими расходами в целях исчисления прибыли в зависимость от факта достижения поставленной перед мероприятием задачи. Например, если целью мероприятия было заключение договора, то затраты на его проведение в любом случае будут учтены как представительские расходы (при выполнении озвученных выше условий) независимо от того, будет ли заключен желанный договор.

    Отчет обязательно должен отразить результаты проведенных переговоров. А результатом может быть не только подписанный контракт или дополнительное соглашение к договору, но и документ о намерениях или запись о том, что стороны договорились рассмотреть предложения друг друга в течение определенного периода (например, месяца).

    Очень важно, чтобы вопросы, обсуждаемые на представительском мероприятии, были связаны с основной производственной деятельностью предприятия. Именно отчет должен это подтвердить.

    В нем же указываются и культурные мероприятия, проводимые для приглашенной стороны, т.к. все затраты на его проведение должны быть отражены в отчете (иногда для этой цели служит отдельный акт). В любом случае все перечисленные в отчете расходы должны быть подтверждены соответствующими первичными документами, которые перечисляются и прикрепляются к авансовому отчету подотчетного лица. А в отчете о проведении представительского мероприятия достаточно указания общих сумм по каждой статье затрат. Удобно оба отчета составлять одновременно 6 .

    Для подтверждения расходов на товары, работы, услуги, необходимые для подготовки и проведения мероприятия, нужно собирать первичные бухгалтерские документы (кассовые, товарные чеки, накладные, акты приема-передачи, счета, договоры, заключенные в рамках мероприятия, счета-фактуры и т.д). Важно, чтобы эти документы были оформлены в соответствии с требованиями ст. 9 Закона № 402-ФЗ 7. В случае отсутствия или неправильного оформления какого-либо первичного документа проверяющие органы просто исключат соответствующие затраты из расходов и они подпадут под налогообложение прибыли.

    Прежде чем привести примеры различных ситуаций, демонстрирующих, когда какие первичные документы нужно собирать и сохранять, обратим ваше внимание на один принципиальный момент. В примерах будут приведены номера форм первичных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Но с 01.01.2013 унифицированные формы не действуют, и каждая организация должна утвердить приказом руководителя свои формы первичных учетных документов, которые должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ст. 9 Закона № 402-ФЗ. На практике организации продолжают пользоваться формами первичных учетных документов из ранее действующих альбомов унифицированных форм 8. просто утвердив их же своим приказом (тогда при распечатке такой формы в ее шапке больше не делают ссылки на постановление Госкомстата, которым она была утверждена).

    Для чего мы объясняем эти тонкости? Дело в том, что при сборе первичных документов вам необходимо будет не только обращать внимание на их наименование, но и проверять на предмет соответствия требованиям ст. 9 Закона № 402-ФЗ (наличие обязательных реквизитов).

    Если все обязательные реквизиты присутствуют, то проблем с контролирующими органами не возникнет. Если сами обнаружили ошибку, следует обратиться к поставщику с просьбой о замене документа на новый – правильно оформленный.

    Для подтверждения каких расходов какие первичные документы нужно собирать

    Если предприятие заказывало услуги такси для доставки приглашенных лиц до места официальной встречи, то целесообразнее всего заключить договор с транспортной компанией об оказании этих услуг. По окончании мероприятия от этой организации необходимо получить:

    • оригинал подписанного двухстороннего договора;
    • акт выполненных работ с отражением произведенных поездок по дням и времени;
    • счет-фактуру;
    • путевые листы автомобилей, оказывающих транспортные услуги (форма № 3);
    • счета на оплату.

    Если же вы обращались не в организацию, а к «простому таксисту», то у него нужно получить чек ККТ на оплату проезда.

    Цветы целесообразно заказывать у конкретных фирм, чтобы получить:

    • товарную накладную (форма № ТОРГ-12);
    • счет-фактуру;
    • счет на оплату (при безналичном расчете) или чек ККТ (при наличном расчете).

    Если цветы приобретены в цветочном магазине, то необходимо иметь чек ККТ для подтверждения затрат.

    Обычно сувенирную продукцию с нанесенной символикой заказывают не под конкретное представительское мероприятие, а сразу для разных целей оптом, поэтому к моменту подготовки представительского мероприятия такая продукция уже лежит на вашем складе. Для ее получения (списания) необходимо требование-накладная (форма № М-11).

    Закупка продуктов для кофе-брейка. Целесообразнее всего приобретать подобную продукцию в больших супермаркетах, где оплата производится по карте. Такие магазины выдают:

    • товарную накладную (форма № ТОРГ-12);
    • счет-фактуру.

    Эти документы не вызывают подозрений у проверяющих органов. Кроме того, на основании полученного счета-фактуры уменьшается сумма НДС, подлежащая перечислению в бюджет.

    Если подобные товары приобретаются за наличный расчет подотчетным лицом, то ему необходимо сохранить полученный чек ККТ для оправдания произведенных расходов.

    Для внутреннего перемещения товаров служит накладная унифицированной формы № ТОРГ-13.

    Завтраки / обеды / ужины в кафе / ресторане, буфетное обслуживание силами сторонней организации. Данные расходы оформляются:

    • счетами,
    • договорами на оказание услуг,
    • заказ-счетами (форма № ОП-20),
    • актами на отпуск питания по безналичному расчету (форма № ОП-22).

    Для отражения расходов на проживание в гостинице вам нужно взять чек ККТ или БСО – бланк строгой отчетности (письмо Минфина России от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400).

    Приобретение билетов в театр (на концерт). Прежде всего необходимо сохранить сами билеты, по которым приглашенные гости наслаждались культурной программой.

    Если билеты приобретались у фирмы, то можно также подтвердить расходы накладной на приобретение входных билетов (форма № ТОРГ-12).

    Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия. Если переводчик был нанят путем подписания договора с фирмой, оказывающей подобные услуги, то подтверждающими документами будут:

    • оригинал подписанного двухстороннего договора;
    • акт выполненных работ;
    • счет-фактура;
    • счет на оплату.

    Если переводчик нанимался лично по договору подряда, то необходимо иметь:

    • этот договор подряда;
    • акт выполненных работ с перечислением оказанных услуг (там должно фигурировать ваше мероприятие, его время и дата);
    • платежный документ за оказанную услугу (расходный кассовый ордер либо платежная ведомость, платежное поручение на перечисление денег по указанным переводчиком реквизитам).

    Обратите внимание: представительские расходы являются нормируемыми – включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за тот отчетный (налоговый) период, в котором прошли представительские мероприятия (п. 2 ст. 264 НК РФ). Это правило действует в организациях с обычной системой налогообложения.

    А вот налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения (УСН), вообще не вправе учитывать представительские расходы в целях налогообложения. Т.е. расходы-то они могут понести, но налоговые органы это просто проигнорируют и попросят с этих сумм уплатить единый налог – и все согласно действующему законодательству, основываясь на п. 1 ст. 252, п. 1 и 2 ст. 346.16 НК РФ, а также письме Минфина России от 31.07.2003 № 04-02-05/3/61.