Руководства, Инструкции, Бланки

должностная инструкция начальника секретариата

Категория: Инструкции

Описание

Профессия руководителя секретариата

Руководитель секретариата Профессия руководителя секретариата


Чем занимается руководитель секретариата? В круг обязанностей руководителя секретариата входит руководство секретариатом, организация и ведение документооборота, управление информационными потоками, обеспечение офиса канцелярией и продуктами, а также поддержание в офисе благоприятного психологического климата.

Специфика профессии руководителя секретариата:
Чтобы возглавить секретариат, необходим серьезный опыт работы в административной сфере - от 3 лет.

Где работает руководитель секретариата:
В фирмах любой сферы деятельности.

Личные качества:
Руководителю секретариата необходимо обладать лидерскими качествами.

Сколько получает руководитель секретариата?
"Вилка" зарплат руководителя секретариата - $1200-3500. Заработок связан с размером компании, количеством сотрудников в секретариате, а также с квалификацией соискателя.

Как стать руководителем секретариата?
Высшее.


Самые реальные требования к профессии руководителя секретариата описаны в должностных инструкциях компаний Украины:

Поиск профессий

Хотите узнать больше о других профессиях каталога? Воспользуйтесь алфавитным указателем или поищите самые востребованные профессии по сферам деятельности:

Профессия: Руководитель секретариата

Профессии по рубрикам:

→ Секретари, офис-менеджеры

Предложения работы в Украине

Если в текущий момент вы находитесь в стадии поиска работы и ищете качественные вакансии от ведущих компаний Киева и Украины, обратите внимание на каталог лучших работодателей страны. Искать работу можно по названию компании, должностям или форме расширенного поиска вакансий.

Видео

должностная инструкция начальника секретариата:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Юридические услуги

    Должностная инструкция секретарья руководителя

    1. Общие положения

    1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя [Наименование организации в родительном падеже] (далее - Общество).

    1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Общества.

    1.3. Секретарь относится к категории служащих и подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Общества.

    1.4. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

    1.5. Секретарь руководителя должен знать:

    - постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;

    - структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

    - методы оформления и обработки документов;

    - правила пользования приемно-переговорными устройствами;

    - стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

    - правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики;

    - правила делового общения;

    - основы организации труда и управления;

    - правила эксплуатации вычислительной техники;

    - основы административного права и законодательства о труде;

    - правила внутреннего трудового распорядка;

    - правила и нормы охраны труда.

    1.6. В период временного отсутствия секретаря руководителя его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

    2. Функциональные обязанности

    Секретарь руководителя осуществляет следующие обязанности:

    2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

    2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

    2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

    2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.

    2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

    2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

    2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

    2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

    2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

    2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.

    2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

    2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

    2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

    2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

    2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

    2.16. Копирует документы на персональном ксероксе.

    В случае необходимости секретарь может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, по решению директора организации, в порядке, предусмотренном законодательством о труде.

    Секретарь руководителя имеет право:

    3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности секретаря руководителя.

    3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящих в компетенцию секретаря руководителя.

    3.3. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.

    4. Ответственность и оценка деятельности

    4.1. Секретарь руководителя несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, - и уголовную) ответственность за:

    4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

    4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

    4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

    4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

    4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

    4.1.6. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

    4.1.7. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

    4.1.8. Причинение материального ущерба и/или убытков предприятию или третьим лицам, связанных с действием или бездействием во время исполнения служебных обязанностей.

    4.2. Оценка работы секретаря руководителя осуществляется:

    4.2.1. Непосредственным руководителем - регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

    4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия - периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

    4.3. Основным критерием оценки работы секретаря руководителя является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

    5. Условия работы

    5.1. Режим работы секретаря руководителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

    5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь руководителя может выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

    С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ "__" _______ 20__ г.

    Должностная инструкция секретаря руководителя

    Должностная инструкция секретаря руководителя

    «____» ____________ 20__ г.

    1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя [Наименование организации в родительном падеже] (далее-Компания).

    1.2. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

    1.3. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

    1.4. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее:

    • начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы;
    • среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы;
    • высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

    1.5. Секретарь руководителя должен знать:

    • постановления, распоряжения, приказы и другие нормативные документы, касающиеся деятельности Компании и ведения делопроизводства;
    • структуру и руководящий состав Компании и ее подразделений;
    • организацию делопроизводства;
    • методы оформления и обработки документов;
    • архивное дело;
    • машинопись;
    • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
    • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
    • основы этики и эстетики;
    • правила делового общения;
    • положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
    • правила орфографии и пунктуации;
    • порядок расположения материала при печатании различных документов;
    • правила эксплуатации вычислительной техники, пишущих машин, диктофонов, магнитофонов;
    • правила пользования приемно-переговорными устройствами;
    • основы организации труда и управления;
    • основы административного права и законодательства о труде;
    • правила внутреннего трудового распорядка;
    • правила и нормы охраны труда;

    1.6. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется:

    • нормативными актами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;
    • правилами внутреннего трудового распорядка;
    • приказами и распоряжениями руководителя Компании и непосредственного руководителя;
    • настоящей должностной инструкцией;
    • правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.

    1.7. В период временного отсутствия секретаря руководителя его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

    2. Функциональные обязанности

    Секретарь руководителя исполняет следующие должностные обязанности:

    2.1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя Компании или ее подразделений.

    2.2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

    2.3. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.

    2.4. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

    2.5. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

    2.6. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).

    2.7. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в Компании порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

    2.8. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

    2.9. Принимает документы на подпись руководителю.

    2.10. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

    2.11. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

    2.12. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

    Секретарь руководителя имеет право:

    3.1. Требовать от руководства Компании оказания содействия в исполнении своих обязанностей.

    3.2. Повышать свою квалификацию.

    3.3. Знакомиться с проектами решений руководства Компании, касающимися его деятельности.

    3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

    3.5. Получать от работников Компании информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

    4. Ответственность и оценка деятельности

    4.1. Секретарь руководителя несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ,-и уголовную) ответственность за:

    4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

    4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

    4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

    4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

    4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

    4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

    4.1.7. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения-в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

    4.1.8. Причинение материального ущерба и/или убытков предприятию или третьим лицам, связанных с действием или бездействием во время исполнения служебных обязанностей.

    4.2. Оценка работы секретаря руководителя осуществляется:

    4.2.1. Непосредственным руководителем-регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

    4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия-периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

    4.3. Основным критерием оценки работы секретаря руководителя является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

    5.1. Режим работы секретаря руководителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

    5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь руководителя обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

    6.1. Секретарю руководителя 2-го разряда для обеспечения деятельности предоставляется право подписи информационно-справочных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

    С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «___» _______ 20__ г.

    Другие должностные инструкции из этой рубрики (нажмите. чтобы открыть)

    Должностная инструкция руководителя службы секретариат - ФОРУМ ПО ВСЕМУ СПЕКТРУ АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

    1.1. Структурное подразделение:
    - служба секретариата
    1.2. Порядок назначения и освобождения от должности:
    на основании приказа Генерального директора и заключенного Трудового договора
    1.3. Непосредственное подчинение:
    генеральному директору
    1.4. Дополнительные распоряжения и указания от: Членов совета директоров, генерального директора
    1.5. При отсутствии на рабочем месте, его замещает:
    старший секретарь
    1.6. В подчинении у руководителя службы секретариата:
    - старший секретарь
    - секретари ЦО
    - секретари региональных представительств
    - курьер
    1.7. В своей деятельности руководитель службы секретариата руководствуется:
    - настоящей должностной инструкцией;
    - приказами (указаниями) непосредственного руководства;
    - инструкцией по делопроизводству (документообороту);
    - иными нормативными документами, принятыми и утвержденными в _____________________ (далее Компания);
    - трудовым договором;
    - действующим законодательством РФ.
    1.8. Руководитель службы секретариата должен знать:
    - положения, постановления, приказы, распоряжения, инструкции и другие руководящие материалы, и нормативные документы, касающиеся ведения делопроизводства;
    - структуру и руководящий состав Компании и ее региональных представительств;
    - машинопись, правила орфографии и пунктуации, порядок расположения материала при печатании различных документов, правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
    - правила эксплуатации ПК, факса и другой оргтехники, используемой в работе;
    - стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, принятые в Компании.
    1.9. Руководитель службы секретариата несет ответственность за выполнение своих обязанностей, установленных должностной инструкцией, в соответствии с действующим законодательством РФ.

    2.1. Руководитель службы секретариата руководит работой сотрудников данного структурного подразделения, рационально распределяет полномочия и поставленные задачи, определяет степень ответственности, следит за выполнением подчиненными своих должностных обязанностей;
    2.2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции;
    2.3. Обеспечивает контроль за сроками и качеством выполнения поставленных задач, своевременную рассылку служебной документации;
    2.4. Участвует в подготовке проводимых руководством совещаний, рабочих групп, и обеспечивать их материальное и техническое обслуживание;
    2.5. Контролирует обеспечение структурного подразделения оргтехникой, канцелярскими принадлежностями, расходными материалами;
    2.6. Участвует в разработке проектов нормативных актов, выработке порядка работы с документами, вносит предложения по его совершенствованию в Компании;
    2.7. Взаимодействует по направлениям своей работы с руководителями структурных подразделений Компании;
    2.8. Организовывает работу по архивации документов Компании на бумажных носителях;
    2.9. Повышает свой профессиональный уровень с отрывом (или без отрыва) от основной работы;
    2.10. Соблюдает установленные в Компании правила внутреннего трудового распорядка, обеспечивает сохранение информации, поступившей в структурное подразделение.

    3. Должностные функции

    3.1. Направления деятельности
    1. Контроль за деятельностью подчиненных сотрудников:
    - старший секретарь
    - секретари ЦО
    - секретари производственных площадок
    - курьеры
    - водители

    3.2. Должностные функции
    1. Контролирует работу сотрудников службы секретариата, вносит замечания и предложения для более эффективной работы. Следит за выполнением поставленных задач;
    2. Контролирует составление плана поездок курьера. Проверяет наличие подписи курьера в журнале учета поездок.

    3.3. Приказы и распоряжения
    1. На основании соответствующих распоряжений руководства готовит проекты приказов и распоряжений.
    2. Обеспечивает правильность оформления проектов данных документов.

    3.4. Документы
    1. Представляет на рассмотрение, согласование и утверждение руководству договоры, письма, исходящие, входящие и иные внутренние документы.
    2. Ведет журнал учета всей документации.

    4. Полномочия
    Для наиболее эффективного выполнения своих служебных обязанностей, руководителю секретариата предоставляются следующие полномочия;
    - право на получение информации в пределах компетенции, в том числе конфиденциальной;
    - право составлять, визировать, согласовывать документы, принятые к обороту внутри службы;
    - вносить предложения по изменению штата структурного подразделения и совершенствованию его работы (повышение квалификации);
    - вносить на рассмотрение руководства предложения по вопросам оптимизации, учета и обеспечения документооборота Компании, совершенствования форм и методов организации труда;
    - право запрашивать информацию от руководителей структурных подразделений Компании, относящуюся к сфере деятельности;
    - право обращаться к непосредственному руководителю, его заместителям, начальникам структурных подразделений по вопросам организации делопроизводства, исполнительской дисциплины, работы оргтехники, а также получения информации необходимой для исполнения должностных обязанностей и разовых заданий;
    - право принимать решения в пределах своей компетенции;
    - проходить подготовку и повышение квалификации за счет средств компании;
    - знакомится с материалами своего личного дела и отзывами о своей работе.

    5. Ответственность
    Руководитель службы секретариата несет ответственность за:
    - некачественное и несвоевременное выполнение всех закрепленных за ним основных задач и функций;
    - полноту, достоверность и своевременность предоставляемой отчетности и информации;
    - правильность разработки и осуществления мероприятий, направленных на решение конкретных вопросов;
    - правильность применения положений, тех или иных инструктивных документов Компании;
    - нарушение этики поведения в общении с сотрудниками;
    - соблюдение правил внутреннего трудового распорядка Компании;
    - за разглашение информации, являющейся коммерческой тайной.

    6. Оценка эффективности
    Эффективность работы службы секретариата, оценивается непосредственно генеральным директором на основе следующих показателей:
    - выполнение поставленных задач в установленные сроки;
    - рациональность и полнота проработки поставленных задач;
    - четкость организации и контроль исполнения мероприятий в рамках поставленных задач;
    - самостоятельность выполнения своих должностных функций;
    - стремление к профессиональному росту и повышению уровня профессиональной компетентности;
    - этичность поведения (вежливость, обязательность) в общении с посетителями и сотрудниками фирмы;
    - соблюдение правил трудовой дисциплины, установленного графика работы.

    7. Квалификационные требования
    На должность Руководителя секретариата принимается лицо, имеющее высшее образование или имеющее опыт работы в должности руководителя службы секретариата не менее 2 лет.

    У вас нет необходимых прав для просмотра вложений в этом сообщении.


    _________________
    Цель - это мечта с конкретным сроком исполнения!

    Должностная инструкция начальника секретариата

    Программа профессиональной переподготовки «Управление персоналом (Профессиональный стандарт)»
    Очно-дистанционный курс профессиональной переподготовки Национального союза кадровиков и Московского технологического университета (МИРЭА) в соответствии с требованиями профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом». Диплом государственного образца государственного университета о прохождении профессиональной переподготовки и удостоверение Национального союза кадровиков.

    ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ КАЛЕНДАРЬ

    25 Дек, 2016 г. - 07:20

    22 Дек, 2016 г. - 10:47

    24 Дек, 2016 г. - 23:19

    О сайте
    Обсуждения, касающиеся работы сайта. Здесь Вы можете задавать вопросы о том, как пользоваться тем или иным сервисом.
    Модераторы Skate. luna198. Евгений К.

    08 Окт, 2016 г. - 18:38